برای انتخاب سیستم جدید نرم افزار حسابداری به شما تبریك ميگوييم! در حال حاضر، واقعیت کاری آغاز می شود. سوال این است که چه کسی نصب، راه اندازی و آموزش افراد در سیستم جدید شما را انجام داده و چه چیزهایی در نظر گرفته می شوند؟ خبر خوب این است که ارائه دهنده نرم افزار شما، یک متخصص است و شما می توانید تا حد نیاز، به او اطمینان کنید.

شناسایی گزینه های عملی ساختن نرم افزار حسابداری

واقعیت این است که ارائه دهندگان نرم افزار خوشحال می شوند تا خریداران را تا حد ممکن، گرفتار کنند. این بدان معنا است که می توانید به کاهش هزینه های نرم افزار نهایی خود با انجام بخش بیشتری از کارها توسط خودتان کمک کنید. با این حال، به خاطر داشته باشید که برخی شرکت ها تصورمی کنند که بیشتر از کارشناسانی آگاهی دارند که همه روزه این کار را انجام می دهند. این شبیه به خود تشخیصی یک بیماری جدی و انجام عمل جراحی بر روی خود است. بهترین روش این است که پیاده سازی نرم افزار جدید را به عنوان یک رویکرد گروهی در نظر بگیریم. ارائه دهنده نرم افزار شما واقعا نمی تواند آن را به تنهایی انجام دهد بنابراین شما نیاز به مشارکت دارید.

همچنین در نظر بگیرید که بسیاری از کسب و کارهای امروزی، به خصوص آنهایی که کوچک هستند، دارای حسابداران و یا رسیدگی کنندگان بین کارکنان خود نیستند. ارائه دهنده نرم افزار شما به احتمال زیاد متخصصین در تیم خود دارد تا بتوانند اطمینان دهند که سیستم جدید شما را به درستی برای استفاده، پیکربندی کرده اند.

برای برخی موارد، به نفع شماست که خودتان آن كار را انجام دهید. با این حال، تعدادی از این وظایف، یا وقت گیر هستند و یا احتمال خطاهای بزرگی وجود دارد (در صورتی که ارائه دهنده نرم افزار آن كار را بهتر انجام می دهد). چگونگی وارد کردن داده ها از سیستمی موجود (كانورت داده ها) با مقایسه ارزش زمانی که افراد صرف دستی وارد کردن اطلاعات می کنند در مقابل هزینه كانورت داده ها، مورد ارزیابی قرار می گیرند.

تلاش برای اقدام به تنهایی اگر نادرست انجام شود، در بهترین حالت، ممکن است به معنی ضرورت راه اندازی مجدد پروسه بوده و در بدترین حالت، ممکن است مولد داده های نادرست و افزایش هزینه و مالیات شود. به جای صرف 8 ساعت وقت شما برای به انجام رساندن یکی از این آیتم ها، ارائه دهنده نرم افزار شما ممکن است قادر به انجام همان کار در 2 ساعت باشد.

همچنین باید متوجه باشید که به احتمال زیاد، کارکنانی ندارید که صرفأ نشسته اند و با انگشت شست خود بازی می کنند! کارمندان شما دارای وظایف روزمره عادی هستند که باید انجام دهند، با وجود اینكه بررسی، انتخاب، نصب نرم افزار، جمع آوری داده های حسابداری، پیکربندی سیستم حسابداری و یاد گیری چگونگی استفاده درست از آن نیز ضرورت دارد. زمانی که به احتمال زیاد برای كاركنان شما وجود ندارد. اگر شما اینگونه فكر می كنید که ممكن است کسی (از كاركنان شما) بگوید كه "من کار دیگری برای انجام دادن ندارم در نتیجه می توانم تمام وقتم را صرف انجام این کار کنم" در محیط تجاری کنونی، این امر بسیار نادر می باشد.

در اینجا لیست مختصری از مراحل اصلی را ارائه می دهیم که نیاز به تکمیل به منظور پیاده سازی سیستم جدید نرم افزار حسابداری جدید دارد:

• برنامه ریزی اجرایی
• نصب نرم افزار
• پیکربندی سیستم حسابداری
• آموزش سیستم

برنامه ریزی اجرایی

این، اولین گام حیاتی است که می تواند باعث موفقیت یا شكست پروژه شما شود. آگاهی از اینکه چگونه تمام قطعات نیاز به جریان دارند و دانستن ترتیب مراحل، اینکه باید به چه کاری پرداخته شود و چه هنگام روی موفقیت سیستم جدید شما تأثیر می گذارد، مربوط به کسب و کار شماست.

برنامه ریزی اجرایی جایی است که تصمیم گیری در مورد نمودار حساب ها، تعداد مشتری، تعداد فروشندگان، اقلام موجودی، یكپارچه سازی، چه کسی باید آموزش ببینند و اینكه چگونه به روشی به موقع و ایمن برنامه اجرایی شود، همگی به وقوع می پیوندند.

بحث و تعیین اینکه چه اطلاعاتی از سیستم قدیمی شما، در سیستم جدید مورد نیاز است. احتمالأ تفاوت گسترده ای در هزینه بر اساس آنچه که می خواهند، وجود دارد. مراقب باشید که بیش از نیاز واقعی و یا بیشتر از آنچه مقرون به صرفه است، تلاش نکنید.

نصب نرم افزار

اطمینان حاصل کنید که سخت افزار و سیستم شبکه شما برای پشتیبانی از نرم افزار جدید حسابداری، به طور مناسبی پیکربندی شده است. از آنجا که چندین برنامه امروزی نیز CRM را ارائه می دهند، سخت افزاراضافی ممکن است لازم باشد. به موارد ذیل حتما دقت كنید:

بارگذاری نرم افزار از یک سی دی یا دانلود روی کامپیوتری مناسب هم به تنهایی و یا با سرور.

نصب یا تنظیم سیستم عامل و نرم افزار جانبی دیگر همچون سرور مایکروسافت ویندوز، سرورSQL، سرور کسب و کار کوچک ، IIS، و غیره.

ایجاد نسخه پشتیبان از داده های سیستم برای محافظت در برابر شکست سخت افزار. این موضوع مستلزم پشتیبانی از طریق آزمایش و چک کردن برای تایید این است که فایل های درست، در حال پشتیبان گیری بوده و روند، صحیح می باشد. توجه داشته باشید که پشتیبان گیری محصولات SQL بطور متفاوتی کنترل می شوند.

راه اندازی خدمات ترمینال، Citrix یا خدمات وب در بسیاری از محیط های امروزی، به خصوص جایی که شرکت ها دارای کارمندان از راه دور و یا مكان های متفاوت استفاده دارند، ضرورت دارد.

اگر بر روی یک سرور بارگذاری شده و قابل دسترسی از کامپیوتر باشد، حق دسترسی مناسب به سرور داده می شود تا کارمندان بتوانند از سیستم استفاده نمایند.

امنیت شبکه باید در نصب و راه اندازی نرم افزار حسابداری گنجانیده شود.

در صورت وجود چند کاربر:

کلمات عبور را برای هر کاربر، تثبیت کنید.

دسترسی مناسب برای هر کاربر به حوزه های خاص خود از قبیل محدود کردن دسترسی حقوق و دستمزد برای کارکنان خاص را تثبیت نمایید.

پیکربندی اسناد سیستم با توجه به نیازهای شما باید انجام گردد. از قبیل: فاکتورهای فروش خریدار، اسناد مشتری، چک های دستمزد،چک های فروشنده، سفارشات خرید، سفارشات فروش و غیره

ایجاد گزارش های سفارشی برای ارائه اطلاعات در قالبی که شما نیاز دارید. این گزارشات، حوزه های عملیاتی و همچنین حوزه های مالی را در هم ادغام و یكپارچه می کنند.

ایجاد هر ارتباط ضروری با سایر نرم افزارهای موجود همچون وارد کردن داده ها از یک برنامه تجاری و یا از یک دستگاه ساعت زنی.

یکپارچه سازی با سیستم های دیگر، براساس سیستم فردی شما، متفاوت خواهد بود. تمام اینها نیازمند توجه به امنیت، پشتیبان گیری و توانایی بازیابی از ورود اطلاعات اشتباه است.

پیکربندی سیستم حسابداری

برقراری نمودار درختی مناسب از حساب های شما برای دارایی ها، بدهي ها، حقوق صاحبان سهام، فروش و هزینه ها.

ثبت بخش های مختلف شرکت ها (در حالت هولدینگ)، واحدهای عملیاتی و مراکز هزینه در صورت لزوم.

بارگذاری داده های واقعی بصورت زیر:

تمام اطلاعات مشتری در حساب های دریافتنی و ایجاد اطلاعات مربوط به مشتری به طور پیش فرض.

تمام اطلاعات فروشنده ها در حساب های پرداختنی و ایجاد اطلاعات پیش فرض فروشنده.

تمام اقلام موجودی در کنترل موجودی.

تمام اطلاعات کارکنان در حقوق و دستمزد و ایجاد اطلاعات کارمند جدید.

حقوق و دستمزد باید به دقت به کار گرفته شود، به طوریكه اطلاعات جهت دریافت گزارشات فصلی مناسب بوده و در نهایت برای گزارشات سالانه قابل استفاده باشند.

مقادیر ویژه را به شكل درست بارگذاری کنید به طوری که از مقادیر ترازنامه آزمایشی برای این حساب ها پشتیبانی نماید:

برخی افراد به تاریخچه معاملات نیاز دارند.

یکپارچگی داده های قدیمی باید مشخص شود.

گزارش های اولیه و نهایی باید اجرا شوند تا تایید کنند که داده های وارد شده، بطور صحیحی جریان دارند.

حسابهای قابل وصول تمام فاکتورهای پرداخت نشده.

حساب های قابل پرداخت تمام فاکتورهای پرداخت نشده.

کنترل موجودی تمام آمارهای موجودی فعلی از جمله: مقدار موجود در انبار، مقدار به سفارش مشتریان، مقدار بر حسب سفارش از فروشندگان، هزینه های جاری برای هر فقره در انبار و غیره.

لیست حقوق تمام مقادیر دستمزد به ازاء هر کارمند برای کارکنان فعلی و سابق برای سال جاری و سه ماهه، از جمله پرداخت، مالیات ، بیمه، بیمه بیکاری ، میزان پرداخت شده و به تأخیر افتاده.

سفارش خرید و جزئیات تمام سفارشات باز.

سفارشات فروش و تمام جزئیات سفارشات باز.

اطلاعات و هزینه های شغلی.

صورتحساب کالاها و "دستور العمل" BOM

آموزش سیستم

ارائه دهندگان نرم افزار مسئول آموزش استفاده از نرم افزار طراحی شده به شكل خاص و متفاوت برای كاربران بر اساس حوزه مسئولیتی آنها می شوند. برای مثال آموزش کارکنان بخش دستمزد که درباره اضافات، تغییرات و خاتمه دادن آن آموزش می بینند؛ ثبت داده های حقوق کارمندان، تهیه گزارش های مختلف مالیاتی، روش های محاسبه ماهانه و سالانه و پردازش گزارش های مالیاتی در پایان سال های مختلف.

اگر چه بیشتر شرکت ها افرادی هوشمند را استخدام می کنند، اما اینها کارشناسان ممكن است تجربه كار با سیستم هایی که در حال اجرا می باشند, را نداشته باشند.

آموزش کارکنان جدید که در آموزش اولیه حضور ندارند، برای جلوگیری از "فرسایش دانش" مهم هستند.

زمانی که نسخه جدید ارائه می شود, بازآموزی و آموزش بخش های جدید مهم است. نصب یک نسخه جدید و عدم آگاهی از ویژگی های جدید، امری بیهوده است.

موارد دیگر

ارائه دهندگان نرم افزار، عموما امكان پشتیبانی همزمان، برای نظم دهی بهتر به كار سیستم را ممکن می سازند. لذا امكان دسترسی راه دور (Remote) ضروری است. ارائه دهندگان اغلب نیاز به استفاده از دسترسی راه دور و مذاكرات همزمان برای سنجش راه حل های پیچیده تر و حل و فصل فرآیندها و نیازها قبل از آموزش به مشتریان را دارند.

پردازش جریان کار، ارائه دهندگان اغلب می توانند به کسب و کار کمک کنند اگر فرآیندهای آنها کارآمد ترین باشند.