ماهیت کسب و کار مهم نیست ولی صاحب یک کسب و کار نیاز دارد که محصولاتش را در انبار ردیابی کند. داشتن موجودی دقیق برای کاهش هزینه ها و انجام عملیات ساده تر حیاتی است. به عنوان صاحب کسب و کار می توانید بر روش های شمارش دستی اعتماد کنید یا یک دسترسی کامپیوتری برای موجودی خود ایجاد کنید. ولی مطمئن باشید که استفاده از نرم افزار انبارداری نوین دارای مزایای بسیاری است.

اولین مزایای استفاده از سیستم انبارداری صرفه جویی در زمان است. همانطور که گفته شده، «زمان» «پول» است و استفاده از نرم افزار انبار آی کن می تواند زمان زیادی را برای کسب و کارها ذخیره کند و این بزرگترین مزیت استفاده از سامانه انبار است. برای درک صرف زمان زیاد مثالی می زنیم. در صنعت خرده فروشی مغازه دار اطلاعات اصلی یا به عبارتی موجودی انبار خود را به صورت دستی انجام می دهد. این مدیر مغازه است که باید رسید فروش را با هر موجودی تطبیق دهد و از آنجایی که معمولا چندین محصول متفاوت در انبار است و فروخته شده کار تطبیق می تواند بسیار وقت گیر و دلسرد کننده باشد. اما فروشگاه مشابه همین مغازه خرده فروشی را تصور کنید که از سیستم انبار استفاده می کند و فهرستی از موجودی اصلی به صورت الکترونیکی دارد و هر زمانی که فروش انجام شد، موجودی انبار بروز می شود و تنها کاری که باید مدیر فروشگاه انجام دهد پرینت گرفتن گزارشی از لیست موجودی انبار است. یک مثال عینی ساده دیگر اینکه، چقدر در سازمانتان پیش آمده خریدی انجام شده بعد متوجه شدید که در انبار موجودی داشتید؟
یکی دیگر از مزایای استفاده از سیستم و نرم افزار انبار تضمین در دقت آن است. «معمولا اشتباه از انسان است.» این جمله را بسیار شنیده ایم بنابراین وقتی لیستی یا فهرستی از موجودی انبار به صورت دستی نگهداری می شود، امکان خطا در بروزرسانی موجودی انبار وجود دارد. اگر یک محاسبه ریاضی اشتباه شود ممکن است فاجعه ای رخ دهد. برای مثال اگر کارمندی تصادفا یک صفر به آخر سفارش کالا اضافه کند و به جای ۱۰۰ واحد، ۱۰۰۰ واحد از کالایی خریداری شود، می تواند ضرر زیادی به کسب و کار وارد کند که حتی جبران ناپذیر باشد.

راه اندازی یک کسب و کار کوچک وقتی می تواند کارآمد باشد که عملیات اجرایی آن دارای ثبات و سازگاری باشد بنابراین صاحب کسب و کار با استفاده از سیستم انبار می تواند اطمینان یابد که تمام سفارش ها، گزارش ها و دیگر اسناد مربوط به موجودی یکسان و دارای سازگاری هستند. بنابراین سیستم نرم افزاری انبار اجازه می دهد که کار با سهولت انجام شود بعلاوه اینکه یکنواختی، ظاهر حرفه ای ایجاد می کند و می تواند خود یک سرمایه گذاری بالقوه باشد.
از سوی دیگر وقتی محل کار دارای نرم افزار انبارداری آی کن است مدیران و کارکنان آن نیز می توانند به طور خودکار از اسناد، رسیدهای خرید، سفارش ها، چک ها، اظهارات حساب و … استفاده کنند. همچنین مدیران نیز می توانند از این سیستم برای کنترل محصولات استفاده کنند. تیم مدیریت می تواند داده ها را در قالب گزارشی بیرون کشیده و مشاهده کند و اینکه چند واحد از محصولات بر روی زمین مانده است و چه میزان از محصولات فروخته شده است و یا حتی کدام یک از محصولات زودتر از بقیه محصولات موجود در انبار به فروش رفته اند. و خلاصه اینکه با وجود نرم افزار انبار آی کن یک سازمان ، دانشگاه ، کارخانه، شرکت و حتی کسب و کار کوچک در «رفاه» است.