شما در نهایت یک فروشنده را برای پیاده سازی نرم افزار بزرگ خود انتخاب خواهید کرد. حالا چطور می خواهید برای مذاکره جهت معامله بروید؟

در اینجا 10 نکته وجود دارد که به شما کمک می کند بهترین قرارداد را بدست آورید.

دستتان را در معامله رو نکنید:

به کارمندانتان اجازه ندهید که در معامله خرابکاری کنند. غالبا فروشندگان نرم افزار به اشخاص طرف مذاکره در شرکت های خریدار اعلام میکنند که "ابتدا مذاکرات در مورد سیستم را شروع کنیم و سپس در مورد بودجه و هزینه صحبت نماییم." این مطلبیه که  Ditka Reiner مؤسس و رییس انجمن Reiner در شرکت مذاکره قراداد نرم افزار در سان فرانسیسکو بیان می کند. " مشتریان زمانی از معامله راضی خواهند بود که (شاید) بتوانند تخفیف بیشتری را در انتهای مذاکره از فروشنده بگیرند."

از قدرت نفوذ خود استفاده کنید:

Mike Thacker، مؤسس انجمن Thacker در شرکت ارایه مشاوره در امر مدیریت در انگلستان بیان می دارد که به فروشنده اجازه دهید که بداند که یک رقیب و حریف معتبر دارد, اما رقیب را معرفی نکنید. همچنین حیاتی است که مذاکره کننده شرایط موجود در بازار و اهمیت مربوط به معامله را درک نماید. خرید یک بسته نرم افزاری بزرگ از یک فروشنده که بر اساس تخفیف باشد (به ظاهر) میتواند به نفع شما باشد. ولی برخی فروشنده ها تلاش میکند که با دادن تخفیف وارد کسب و کار شما شود تا بعدها این تخفیف را در بخش های دیگر مورد نیاز شما جبران نماید.

تیم مذاکره را سریعا تشکیل دهید:

Reiner‌ بیان می دارد "هیچ چیز در معامله بیش از تشکیل تیم مذاکره کننده در آخرین لحظات نابود کننده تر نمی باشد و این چیزیست که درحدود %80 موارد اتفاق می افتد." بسیاری از شرکت ها گمان می کنند که اولویت در مذاکره قرارداد مربوط به قیمت قرارداد است, در حالیکه این بخش کوچکی از معامله می باشد.او بیان میدارد که این روزها بسیاری از مردم بر روی قیمت تمرکز می کنند, در حالیکه ریسک ها و هزینه سرمایه گذاری نقش بالاتری در توافقات پیاده سازی سیستم دارند.

تثبیت آینده معامله:

چه اتفاقی می افتد اگر فروشنده ورشکسته شود، یا به اندازه لازم برای قرارداد خرج نکند؟ تثبیت آینده یک قرارداد به کسب و کار شما قدرت می دهد. مهمترین چیز در این زمینه حق استفاده از کد نرم افزار است.

Reiner بیان می دارد "بیشتر زمان ها زمانی که یک شرکت مجوز استفاده از نرم افزار را می گیرد، تنها به کد سورس برخی اجزا دسترسی دارند (نظیر بخشی از بانک اطلاعاتی). و این مانند تفاوت میان داشتن راز فرمول Coca-Cola و نوشیدن یک Coke میباشد.

بند در اختیار گرفتن سورس کد در قرارداد به کسب و کار اجازه می دهد که در صورت ورشکست شدن فروشنده یا فروخته شدن اموال فروشنده, بتواند سیستم نرم افزاری خود را نگهداری نماید. همچنین اگر فروشنده شاخه تخصصی فعالیت خود در زمینه نرم افزار شما را به دیگری واگذار نماید, این بند به شما اجازه می دهد که بدون هیچگونه هزینه اضافی مالک جدید این بخش سیستم شما را نگهداری نماید. این موضوع اغلب مواقع نادیده گرفته می شود, اما (مثلا) در زمان فروش کسب و کارتان بسیار حایز اهمیت می باشد.

مزیت های معامله را همین حالا و همینجا بگیرید:

از همین مذاکرات جاری برای خرید های آینده بهره برداری کنید. شما باید بتوانید با فروشنده برای خریدهای آتی و احتمالی تا 5 سال آینده و شکل قیمت دهی و میزان تخفیف به توافق برسید.

اشخاص ثالث درگیر در معامله را فراموش نکنید:

آقای رایلی رییس قسمت خدمات در مذاکره قرارداد و واحدهای خدمات شرکت های زنجیره ای در مرکز تحقیق AMR‌بیان می کند که تعیین کنید گام هایی که شما، فروشنده و هر شخص ثالث دیگری باید برای موفقیت پروژه بردارد. مانند توافق بر سر نقش مشخص برای فروشنده، مشاور و خریدار به طور مجزا در هر معامله.

توافق بر سر مدت پشتیبانی:

• چه اتفاقی می افتد اگر سرویس دهی و پشتیبانی ادامه پیدا نکند؟
• چه مدت زمان فروشنده به خدمات پشتیبانی ادامه می دهد؟
• راه حل مورد نظر در هر مرحله از عدم پشتیبانی چه چیزی می باشد؟
• آیا هیچ مجازات مالی وجود دارد؟

اگر در قرارداد این موضوع دیده نشود, خریدار دستش به جایی بند نخواهد بود.

از هزینه های پنهان آگاه باشید:

آیا کسب و کار شما حق جابجایی سرور نرم افزار را بدون هزینه دارد؟ اگر شما به خاطر بازیابی اطلاعات, به نصب مجدد نرم افزار نیاز داشته باشید، آیا نیاز به پرداخت مجدد تمام هزینه برای لایسنس میباشید؟ اینگونه هزینه ها میتواند بسیار زیاد گردد.

شخصی سازی می تواند در نهایت شما را اذیت کند:

 شما نیاز دارید که بدانید که چه میزان از شخصی سازی نرم افزار امکانپذیر است. آقای رایلی بیان می کند که اگر شما این موضوع را واضح نکنید, فروشنده آن را تعیین خواهد کرد. فروشنده ها اغلب قانون عرفی دارند که بیان می کنند اگر یک شرکت در مورد رد یا قبول هزینه بومی سازی اظهار نظر نکند، بومی سازی به طور خودکار پذیرفته می شود. آقای رایلی بیان می کند "این نباید راهی باشد که باید بر اساس آن عمل شود" . از نظر او شرکت خریدار باید حق این را داشته باشد که اگر بومی سازی مناسب نباشد, از پرداخت هزینه آن اجتناب کند.

تعاریفتان را بدانید:

این موضوع مهم است که شما یک کاربر، یک همکار یا یک مشتری را چگونه تعریف می کنید؟ هدف از پیاده سازی را شما چه چیزی تعریف می کنید؟ اگر تعاریف و مضامین در قرارداد واضح باشد که چرا نرم افزار را خریداری کردید,چه چیزهایی باید داده شود و چه چیزهایی باید گرفته شود, و در نتیجه شما نیازی نیست که پولی بابت آن بپردازید، وکیل شما (در صورت نیاز به مسائل قانونی) از شما قدردانی خواهد کرد.