مقدمه

انتخاب درست و پس از آن پیاده‌سازی موفق یک سامانه ERP تعهد بزرگی است که پیش روی هر سازمانی وجود دارد، به همین دلیل است که شرکت abas-ERP روشی مناسب برای این امر تصویب کرده است و به سازمان‌ها پیشنهاد می‌دهد تا بتوانند در 7 گام آگاهانه‌ترین و مطمئن‌ترین انتخاب را داشته باشند.

این فرآیند با اولین بازدید و دمو نرم‌افزار آغاز می‌شود، که این امر باعث ایجاد اولین حس آشنایی شما به سیستم خواهد بود. پس از آن فاز شناخت شروع خواهد شد که در این فاز نیازها و زیرساخت‌های موجود در سازمان شما بررسی می‌شود. در این مرحله معمولاً به شما چگونگی نزدیک شدن به اهداف سازمانی با ERP بررسی شده و نحوه رفع نیازمندی‌های شما در قالب کارگاه‌های آموزشی، نشان داده خواهد شد. پس از این فاز در صورت مطلوب بودن نرم‌افزار برای شما، به مرحله ارائه پروپوزال خواهید رسید و در این گام شرایطی فراهم می‌شود تا با دیگر شرکت‌هایی که از آن ERP استفاده می‌کنند تعامل داشته باشید.

۷ گام پیشرو و افراد مورد نیاز هر گام

شفافیت و همکاری از ابتدا

آیا استقرار یک ERP جدید با توجه به سختی و پیچیدگی‌هایش ارزشمند است؟

چه زمانی برای به‌روزرسانی سیستم ERP مناسب است؟ نشانه‌هایی که نشان می‌دهد سیستم‌های کنونی قدیمی است چیست؟ در سال‌های اخیر پیشرفت‌های تکنولوژیکی زیادی در زمینه تولید و توزیع صورت گرفته است و نیاز به برنامه‌ریزی منابع سازمانی به سرعت در حال افزایش است.

در حال حاضر در جهانی زندگی می‌کنیم که گزینه‌هایی مانند Cloud، Hybrid و Mobile ERP و همچنین ابزارهایی مثل مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) باعث شده که تولیدکنندگان و توزیع‌کنندگان، کسب‌وکار خود را به شیوه‌ای متفاوت اداره کنند. علاوه بر این، تحولات و نوآوری‌هایی مانند اینترنت اشیا، کارخانه‌های هوشمند، Big Data، زیرساخت‌های مبتنی بر ابر و هوش تجاری، منجر به تولید مدل‌های تجاری جدید و تغییرات گسترده در فرآیندهای کسب‌وکار در صنایع تولیدی شده است. سیستم‌های مدرن ERP باید بتوانند پاسخ‌گوی تحولات باشند و همراه با نوآوری‌ها توسعه یابند.

به جای سفارشی‌سازی‌ها با هزینه‌ی بالا برای حفظ راهکار های فعلی خود، جایگزینی یک پلتفرم جدید، مدرن و پایدار را در نظر بگیرید. این تغییر می‌تواند پیشرفت بزرگی برای کسب‌وکار شما ایجاد کند.

دلایلی قانع کننده برای جایگزینی ERP کنونی:

• کار با برنامه های جداگانه با وجود داشتن ERP
• نیاز به انطباق و سفارشی سازی سیستم به طور مکرر
• ناتوانی سیستم در ارائه گزارش های مورد نیاز سازمان
• عدم وجود عملگرها، داده ها یا ویژگی های فنی مورد نیاز سازمان
• عدم وجود ابزار مدیریت فرآیند کسب و کار BPM در نرم افزار فعلی
• نرم افزار شما با شرایط قانونی مطابقت ندارد
• استفاده آسان تر از سیستم

بدون در نظر گرفتن اینکه شما به چه دلیل تمایل به خرید و یا تعویض سیستم فعلی خود دارید، ۷ گام پیشرو در راستای اتخاذ بهترین تصمیم یک استراتژی واحد به شما ارائه می کند.

گام‌های استراتژیک انتخاب یک سیستم ERP مناسب

گام اول: پروژه Kickoff

مجوز شروع پروژه از سوی مدیریت تصویب‌شده، و آنچه برای شروع لازم است گردآوری اطلاعات و چارچوب‌های داخلی مورد نیاز در مورد بودجه پروژه، برنامه‌ریزی زمانی پروژه و سایر مقررات در رابطه با پروژه هست.

نکته: آنچه در برنامه‌ریزی پروژه باید در نظر گرفته شود محاسبه جدول زمان‌بندی مناسب با در نظرگیری زمان‌های تأخیر، تخصیص زمان کافی برای تجزیه‌وتحلیل اهداف و همچنین زمان‌سنجی مناسب برای پیاده‌سازی نرم‌افزار با توجه به اندازه شرکت هست. این امر بطور میانگین و واقع‌بینانه بین 6 تا 18 ماه طول خواهد کشید.

گام دوم: جمع‌آوری نیازمندی‌ها

تعریف نیازمندی‌ها با تجزیه‌وتحلیل وضعیت موجود و اهداف نهایی پروژه آغاز می‌شود و با شناخت IT (زیرساخت، امنیت، جابجایی‌پذیری) فرآیندهای کسب‌وکار تکمیل می‌شود.

گفتنی است ERP صرفاً یک پروژه فناوری اطلاعات نیست، و کلیه ساختار و قسمت‌های مختلف سازمان را تحت تأثیر قرار می‌دهد. به همین دلیل، لازمه دستیابی به این امر، همکاری و جمع‌آوری اطلاعات از کلیه بخش‌ها و واحدهای مختلف سازمان است این امر با شناسایی فرآیندهای بخش‌های مختلف سازمان و همچنین شناسایی نیازها و مشکلات فعلی سازمان همراه است. پس از تهیه و شناسایی فرآیندها و مشکلات سازمان، نوبت به تطبیق‌دهی نیازهای شناسایی شده با استراتژی‌های کلان سازمان است.

پس از آن نوبت به اولویت‌دهی و وزن‌دهی به نیازمندی‌ها می‌رسد و متناظرا شاخص‌های منحصر بفردی برای ارزیابی شرکت‌های تأمین‌کننده نرم‌افزار تهیه می‌شود.

به‌عنوان مثال عواملی مانند: انعطاف‌پذیری، عمق ویژگی‌ها، مقیاس‌پذیری، سهولت استفاده، زیرساخت ابری، هزینه‌های پشتیبانی و آموزش به چه میزان برای سازمان شما اهمیت دارد؟

آیا قابلیت‌های ویژه‌ای برای صنعت شما مورد نیاز است؟ و اگر پاسخ مثبت است آن قابلیت‌ها کدم‌اند؟

گام سوم: تحقیق و جستجو درباره‌ی تأمین‌کنندگان

شما تا کنون باید دو نکته مهم را بدست آورده باشید، اول اینکه در سیستم ERP جدید، شما باید چه دستاوردهایی داشته باشید و دوم اینکه چه معیارهایی در نرم‌افزار برای شما مهم هستند. اما کدام تأمین‌کننده، راهکار ERP ای را به شما ارائه می‌دهد که بیشترین سطح از نیاز شما را پوشش می‌دهد؟

تحقیقات اولیه شما باید به لیست 5-10تایی از ارائه‌دهندگان سیستم‌های یکپارچه منتهی شود. پس از آن در گام‌ بعدی نیاز به تهیه یک لیست کوتاه‌تر با حداکثر 2-4 شرکت است تا امکان ملاقات شخصی با آن‌ها وجود داشته باشد. پنج مورد از آنچه در انتخاب ERP برای سازمان مهم است به شرح زیر است:

• مناسب صنعت شما باشد
• مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری
• تضمین آینده

انتخاب شریکی مناسب در حوزه ERP که توانایی پاسخ‌گویی به نیازهای آینده سازمان را داشته باشد چگونه است؟

بدنبال تأمین‌کننده‌ای باشید که بتواند فرآیندهای مهم و ضروری کسب‌وکار شما را بشناسد و به آن‌ها پاسخ مناسب دهد. از آن‌ها درباره‌ی چشم‌انداز آینده درباره‌ی ERP و صنعت خودتان سؤال کنید، همیشه تمرکز خود را بر اهداف بزرگ متمرکز کنید و به مشکلات کوتاه مدت توجه نداشته باشید. بهترین تأمین‌کنندگان آن‌هایی هستند که بتوانند هماهنگ با آینده حرکت کنند.

• هزینه‌های عملیاتی

بسیاری از شرکت‌های متوسط هزینه‌های خرید سیستم‌های IT جدید برای پیاده‌سازی ERP را مهم‌تر از هزینه‌های عملیاتی آن در نظر می‌گیرند، این در حالی است که هزینه‌های عملیاتی در طول عمر سیستم پیش خواهند آمد بسیار مهم‌تر از هزینه‌های ابتدایی خرید سیستم هستند. به همین خاطر باید هزینه‌های مسائلی مانند هزینه‌های آموزشی، ارتقا و سفارشی‌سازی مورد بررسی قرار گیرد.

نکته: زیرساخت اکثر ERPها مشابه یکدیگر است. با این وجود باید به نقش جزییات در سازمان شما توجه داشت؛ همچنین بازدید از صنعت مشابه می‌تواند به انتخاب شما کمک کند.

گام چهارم: دمو معرفی

جلسه اول معرفی سیستم از سوی فروشندگان به سازمان فرصت بسیار مناسبی برای شناخت بهتر طرفین از یکدیگر است. تأمین‌کنندگان باید تمرکز خود را روی این موضوع بگذارند که یک دید کلی از قابلیت‌های نرم‌افزار و نحوه‌ی استفاده از آن به شرکت متقاضی بدهد و همچنین قابلیت درک نیازهای شما را داشته و امکان‌سنجی اولیه به‌منظور سفارشی‌سازی نرم‌افزار را در نظر بگیرند چرا که اولین جلسه برای انتخاب و یا عدم انتخاب نرم‌افزار از سوی متقاضی بسیار مهم و تأثیرگذار است. تجربه نشان داده سازمان‌ها هنگام انتخاب سیستم مورد نظر بعد از دریافت اولین جلسه شناخت سیستم، با تعداد محدودی از شرکت‌ها ادامه داده و فعالیت‌های خود را گسترش می‌دهند.

نکته: توضیح بیشتر جزئیات و بیان نیازمندی‌های سازمان در این جلسه باعث می‌شود که فروشنده سیستم، آنچه منطبق نیاز شما است را فراهم کند و نتیجه‌ی تصمیم‌سازتری را برای سازمان قابل دستیابی باشد.

 گام پنجم: کارگاه آموزشی

پس از اولین جلسه و زمانی که شما اطلاعات مورد نیاز خود را بدست آوردید، و همچنین هدف و چشم‌انداز پروژه شما مشخص شد، معمولاً فروشندگان یک کارگاه آموزشی برای ارائه راه‌حل‌ها و فرآیندهایی که برای سازمان شما دارند دایر می‌کنند. در این جلسه ضمن شناخت بهتر فرآیندهای سازمان شما دید کلی از چگونگی کارکرد نرم‌افزار را به شما نشان می‌دهند؛ البته این مستلزم آن است که سیستم مناسبی برای صنعت سازمان انتخاب شده باشد و فروشنده نیز شناخت اولیه نسبت به صنعت سازمان داشته باشد. این امر باعث می‌شود دو طرف درک مناسبی نسبت به نیازهای طرفین داشته و در صورت گسترش سازمان در آینده، چگونگی توسعه سیستم و تغییرات سازمانی لازم برای شما را ارائه می‌نمایند. از سویی دیگر شما نیز در خصوص شناخت تیم پروژه، استقرار و همچنین نحوه پشتیبانی از سیستم سوالاتی را مطرح خواهید کرد لذا حضور تمام کارکنان دپارتمان‌های اصلی در این کارگاه الزامی است.

گام ششم: پروپوزال و مراجع

آنچه در مرحله آخر باید مورد ارزیابی قرار گیرد، بررسی بهایی است که سازمان باید برای دستیابی به این تغییرات و بهبود فرآیندهای خود بپردازد و پاسخ به این سؤال که راهکارهای ERP مختلف هر کدام چه میزان هزینه دارند؟ آنچه شرکت‌ها باید به آن توجه کنند این است که تمام سؤالات عملکردی شما از طرف شرکت‌های تأمین‌کننده در طول جلسات دمو ثبت شده باشد، و بنا بر آن تأمین‌کننده می‌تواند لیست قیمت دقیق و مطابق نیازمندی‌های خاص شما تهیه نمایند.

گام هفتم: تصمیم‌گیری

آماده‌سازی‌های کامل شما اکنون به بار نشسته و آماده ثمر دهی است. هرچه شما در فرآیند انتخاب، از روش‌های متدولوژیکتری استفاده کرده باشید، پیشنهادات شفاف‌تری از وندورها دریافت خواهید نمود. علاوه بر این، ریسک اینکه تصمیم نادرست و یا ضعیفی داشته باشید به شدت کاهش می‌یابد.

اما اگر هنوز کاملاً مطمئن نیستید، یا دو وندور حوزه سرویس مشابهی را با قیمت مشابه پیشنهاد می‌دهند، کاری که باید انجام دهید چیست؟ آیا می‌دانید کدام نکات بر اساس آمار وزن بیشتری دارند؟ شما بطور خاص، حس می‌کنید به کدام یک از وندورها اعتماد بیشتری دارید تا فرآیندهای خاص کسب‌وکار شما را بشناسند. چه کسی به شما کمک بهتری در بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار خواهد کرد تا سازمان شما را رقابتی‌تر کند و در برابر چالش‌های پیش‌رو شما را تضمین نماید.

هنوز راه طولانی در پیش رو است تا محصول به فاز بهره‌برداری برسد. پیاده‌سازی ERP کل سازمان شما را با چالش بزرگی مواجه می‌کند. این چالش بسیار فراتر از یک فرآیند فنی است؛ چرا که لازمه آن تعهد تمام پرسنل درگیر در پروژه است. بر همین اساس یک پارتنر در پیاده‌سازی با شما همکاری خواهد کرد، تا با استفاده از یک مدل پیاده‌سازی محک خورده، به اهداف پروژه، با منابع موجود سازمان در زمان و هزینه مشخص شده دست یابند.

در انجام چنین کاری نیازمندی‌های خاص شما باید در نظر گرفته شوند، نقاط ضعف و قدرت تحلیل شوند، بهترین قابلیت‌های سیستم فعلی شما حفظ شود و نقاط بالقوه‌ی بهبود ایجاد شوند.

اینکه مدیریت، تعهد شفافی را به پروژه ERP داشته باشد بسیار مهم است. زمانی که تیم رهبری، اهمیت استراتژیک پیاده‌سازی ERP را بیان می‌کند، جایگاه مدیر پروژه مستحکم‌تر می‌شود و ساختار تیم حتی در حین فازهای دشوار پروژه نیز حفظ می‌شود.

نتیجه‌گیری

شاید این سؤال برای شما پیش بیاید که چرا باید این مقدار وقت صرف فرآیند انتخاب نرم‌افزار کنید، پاسخ بسیار ساده است: اگر شما آماده‌سازی را کامل انجام دهید این اطمینان وجود خواهد داشت که شما انتخاب درستی کرده‌اید اثرات دیگری همچون پذیرش راحت‌تر کارکنان، فرآیندهای بهینه‌سازی شده، هزینه‌های پایین‌تر و شفافیت تأثیر را سریع‌تر احساس کنید. تنها انتخاب یک ERP درست موفقیت سازمان شما را در بلندمدت تضمین خواهد کرد.