شرکت چارگون در ابتکاری خلاقانه و برای تحقق طرح تکریم ارباب ‌رجوع و کاهش بوروکراسی‌های اداری، سامانه پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه را طراحی و تولید کرده است.

 پاسخ به کدام نیاز؟

دشواری‌های سازمان‌ها و شرکت‌هایی که با مراجعین متعدد، مواجه‌اند کم نیست. بسیاری از آنها سرمایه عظیمی را هم در حوزه انسانی و هم در منابع مالی، صرف پاسخ‌گویی به مراجعین حضوری خود می‌کنند. اغلب آنها برای انجام کارها دچار سردرگمی،‌ انباشت کارها و تاخیر زمانی‌اند. از طرف دیگر موظفند تا رفتاری مناسب و مطابق با حقوق شهروندی مراجعین از خود بروز دهند. دغدغه اصلی چنین سازمان‌هایی، دستیابی به راهکاری برای حذف حضور فیزیکی ارباب ‌رجوع‌هایی‌ست که برای ارسال و پیگیری نامه‌هایشان به سازمان می‌آیند.

ارزش افزوده اصلی سامانه‌ پیشخوان ارباب ‌رجوع دیدگاه، ایجاد میزالکترونیکی و حذف مراجعات حضوری ارباب رجوع است.

 پیش‌نیاز بهره‌برداری از این سامانه چیست ؟

بکارگیری سیستم مکاتبات حوزه اتوماسیون اداری مجموعه دیدگاه، پیش‌نیاز استفاده از سامانه پیشخوان ارباب‌رجوع است؛ چراکه نامه‌های ثبت شده مخاطبان هر سازمان از طریق این سامانه در نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه به گردش می‌افتند. یک سرور جداگانه و پنل ارسال پیام کوتاه ابزارهای مورد نیاز برای اطلاع‌رسانی به مخاطبان از فرآیند پیگیری نامه‌هاست.

 مزیت‌های سامانه ارباب رجوع در سازمان‌های کاربر

علاوه بر حذف مراجعه حضوری ارباب رجوع‌ و فرآیند ارسال نسخه‌های کاغذی به سازمان‌ها بسیاری از امور جانبی زمان‌بر و هزینه‌بر مانند اسکن نامه‌ها و جابه جایی آنها در واحدهای مختلف نیز حذف می‌شوند.

با بهره‌مندی از سامانه پیشخوان ارباب رجوع، امکان پاسخ‌گویی به خدمت‌گیرندگان بسیار راحت، ‌آسان، شفاف و مطمئن می‌شود وعلاوه بر تسهیل و تسریع کارهای ارباب ‌رجوع، جلب رضایت او و تحقق حقوق شهروندی در نظام اداری کشور به ثمر می‌رسند.

مزیت‌های سامانه ارباب رجوع برای مراجعان سازمان

سامانه پیشخوان ارباب ‌رجوع دیدگاه چارگون برای مکانیزه کردن فرآیند دریافت و ثبت نامه‌های اداری خدمت‌گیرندگان از سازمان‌های دولتی و خصوصی طراحی و تولید شده است؛ بنابراین بهترین ارزش افزوده این محصول نصیب ارباب رجوع‌ و مراجعان سازمان‌ها می‌شود؛ چراکه به راحتی و بدون مراجعه حضوری به نهادهای مختلف می‌توانند امور اداری خود را انجام دهند و فقط برای دریافت نامه به سازمان مورد نظرشان مراجعه کنند.

 ما چگونه به ارباب رجوع بابت ثبت و پیگیری نامه‌اش اطمینان خاطر می‌دهیم؟

ارباب ‌رجوع پس از ورود به درگاه پیشخوان از طریق وب‌سایت سازمان، فایل مورد نظر خود را ثبت می‌کند. پس از این مرحله، با ارسال پیامک، شماره ثبت نامه به او اطلاع رسانی می‌شود. این امر به منزله ثبت قطعی نامه در نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه سازمان مذکوراست.

برای جلوگیری از مشکلات احتمالی نیز، ثبت نامه‌های ارسالی از سوی اپراتور کنترل می‌شود که در صورت رد شدن نامه‌ها از طریق پیامک علت رد نامه به ارباب رجوع، اطلاع داده می‌شود.

 مزیت‌های رقابتی پیشخوان ارباب رجوع دیدگاه

این سامانه تمام فرمت‌ها مثلpdf،word یا excel و انواع متن‌ها شامل عکس، نامه، درخواست و … را پوشش می‌دهد؛ ضمن اینکه شخص کنترل‌کننده‌ای هم در سازمان برای این امر در نظر گرفته شده تا محتوای نامه‌ها را کنترل کند.

ارباب ‌رجوع (شخص حقیقی یا حقوقی) می‌تواند با شماره همراه خود در سامانه لاگین کند و با کد تاییدیه‌ای که برایش ارسال می‌شود وارد سامانه شده و فرآیند طی شده نامه خود را مشاهده کند.