دکتر Bob sepencer  و Randy johnstin از شرکت evpk2 نزدیک به30 سال است که به تمامی مشاغل صنعتی شناخته شده مشورت و راهنمایی ارائه داده اند. دکتر bob حتی نصب نرم افزاری مثل real world را بر روی سیستم عامل dos را به یاد می آورد. در واقع bob و randy  بعضی از اولین راه حل های حسابداری براساس پلتفرم novell را در آمریکای شمالی نصب نموده اند و هر دو نفر آنها تجربه گسترده ای در زمینه ی پیاده سازی در محیط MainFrame را دارند. آنها میتوانند ادعا کنند که بر اساس تجربه طولانی که دارند، در زمینه ی اینکه چه چیزی به خوبی کار میکند و چه چیزی معمولاً خوب کار نمیکند به شما اطلاعات بدهند.

آخرین نرم افزار خود را چگونه گزینش نمودید؟ آیا توصیه دوست و همکار خود را با چشم بسته پذیرفتید؟ آیا به دقت به ارائه فروشنده گوش دادید و با او موافقت کردید؟ یا هیچ اطلاعات و نیرویی را در تصمیم اصلاً نداشتید و مجبور شدید سیستمی که توسط رئیستان بر اساس آشنایی با فروشنده خریداری کرده است پیاده سازی کنید؟

با اینکه در فرآیند تصمیم گیری این سوالات احمقانه به نظر میرسند، ولی ما هر روز این فرآیند را به اجرا در می آوریم. ما متوجه شدیم که بسیاری از مدیران واقعاً‌ علاقه ای به تعامل با تکنولوژی را ندارند. آنها ترجیح می دهند که به کارمندان فنی خود اجازه دهند که در این زمینه تصمیم گیری کنند و خود را درگیر فرآیند انتخاب منطقی نرم افزار نکنند. در موارد دیگری هم یک مدیر انتخاب نرم افزار را بدون هیچ مشورتی با کارمندان فنی خود انجام می دهند و از این مشورت اجتناب میکند؟ آیا با طلسم جادو معامله میکند؟

یک حقیقت جهانی این است که راه های درست و راه های غلطی جهت انتخاب نرم افزار حسابداری وجود دارد. تقریباً در تمامی موارد که من به یاد دارم ( به جز یک مورد) فرآیند تصمیم گیری نیاز به تلاش فراوان دارد. تخصص های زیادی باید شامل آن شوند و مسئولیت کلی فرآیند را به عهده بگیرند. مدیریت باید به طور کامل از تعهدات والزامات مالی آگاه باشد و خود را به ناآگاهی نزند و بخش هایی از پیاده سازی را برای زمانی دیگر به تاخیر نیاندازد. برای نمونه، آموزش در ابتدا قرار دارد نه در بخش آخر! و حتما شما باید فرآیند های کسب و کار خود را به طور دقیق بدانید، وگرنه هیچ راهی وجود ندارد که شما بتوانید یک نرم افزار جدید که برای شما منفعت دارد را پیاده سازی کنید. مراحل زیر مورد امتحان قرار گرفته اند و حقیقت دارند. از این گام ها جهت تغییرات در سازمان خود استفاده کنید. اگر یک فرآیند مانند زیر استفاده شود، به شما کمک می کند که درجه بالایی از رضایت را حاصل کنید (زمانی که نرم افزاری را پیاده سازی میکنید)

•  یک گروه مشورت تکنولوژی دایر کنید.

همان گونه که بیان کردیم، انتخاب نرم افزار حسابداری یک کار یک نفره نیست. در مشاغل بزرگتر توصیه می گردد که نمایندگان از چندین بخش انتخاب گردند که در گروه تکنولوژی مشورتی شرکت داشته باشند تا بر فرآیند انتخاب و گزینش نظارت داشته باشند. کمیسون نباید بیش از 5 تا 7 عضو داشته باشد. برای سازمان های خیلی بزرگ بهتر است گروه به چندین کمیسیون تقسیم شوند که به گروه تکنولوژی مشورتی اصلی گزارش ارائه دهند. تجربه به ما نشان می دهد که کمیسیون های بیش از 7 عضو سنگین شده و مدیریت آن در جلسات و برنامه ریزی آنها سخت می باشد.

گروه مشورت تکنولوژی باید شامل حداقل یک نفر بعنوان نماینده ارشد مدیریت که راهنمایی و مشاوره ارائه می دهد و اختیار و اجازه اقدام و عمل کردن را دارد باشد، و همینطور یک نماینده از سازمان اطلاعات تکنولوژی (IT) که اکثر اوقات گوش می دهد و گروه را از جهت تاثیرات اقتصادی و پیامدهای راه حل های خاص و ویژه در زیر ساخت تکنولوژی سازمان آگاه نماید. نماینده IT باید بی غرض باشد و بدون مجبور کردن انتخاب قسمت خاصی از تکنولوژی، پیشنهادات حرفه ای توصیه کند. در نهایت گروه باید مدیریت را با توصیه های خود متقاعد سازد و احساس کنند که مدیریت خواهان این می باشد که به آنها گوش کند و به توصیه های آنان عمل کند و اینگونه فرض می شود که یک اتحاد متقابل وجود دارد. اگر اعضای گروه احساس کنند که به نظرات آنها اهمیت داده نمی شود، شما زمان و پول خود را به هدر داده اید.

یکی از مسائل مهم در شکست و عدم موفقیت پروژه و افزایش هزینه، زمانی که پیاده سازی نرم افزار جدید آغاز می شود اینست که در هنگام خرید توسط کاربران کوتاهی و تاخیر صورت پذیرد. اولین گام در دستیابی به خرید و صرفه جویی قابل توجه در کل پروژه آگاه بودن و متعهد بودن گروه می باشد.

• تجزیه و تحلیل نیازهای خود را آماده سازید.

یک سوال بسیار ساده و ابتدایی این است که چطور سازمان می تواند یک نرم افزار مناسب را انتخاب نماید، اگر ندانند دقیقاً چه نرم افزاری نیاز دارند؟

مطمئن باشید! من می توانم فکر شما را بخوانم. من بیش از 20 سال است که در این شغل قرار دارم و دقیقاً می دانم به چه چیزی نیاز دارم. در واقع من نظرات زیادی مانند این ها را اغلب شنیده ام. بسیاری کاربران نگاه های عجیب و غریبی به من می کنند، زمانی که من از آنها درخواست میکنم که لیستی از تمام چیزهایی که آنها انجام می دهند، را ارائه نمایند. و سپس این لیست را به ماموریت اصلی تبدیل میکنم. و لیستی از کارمندان دیگر که تاثیر اصلی در مجرای کسب و کار ندارند. سپس من از آنها درخواست میکنم که نمودار جریان خیلی ساده از اینکه چطور وظایف خود را انجام میدهند، ارائه دهند. زمانی که همه ی این ها را در کنار هم قرار دهید، شما یک نمودار جریان کار هر چند کمی ناواضح اما زیبا از جریان اطلاعاتی که درون سازمان گردش میکنند، دارید.

من را باور داشته باشید، این مانند یک دریچه است به آنچه انجام داده اید و جزئیات بیشتری از کاری را که انجام می دهید، میباشد که با عنوان "آنچه هست" شناخته می شود. سپس شروع به پیدا کردن راه های ساده کردن این فرآیندها با ساختن جریان "آنچه باید باشد" انجام دهید. این زمانی عالی است که باید کسب و کار خود را بهینه سازی کنید. مزایای آن را به دست آورید. از فرآیند تجزیه و تحلیل نیازها، شما تعریف نیازهای خود (سند تعریف الزامات) را گسترش خواهید داد. یک اصلاح فانتزی برای یک سند خیلی مهم. سند تعریف الزامات چیزی که شغل شما نیاز دارد را به ترتیب اهمیت در برنامه مشخص و تعیین می کند. در طول مرحله ی تجزیه و تحلیل نیازها، شما نمونه فرم هایی را جمع آوری خواهید کرد( مانند چک ها، صورت حساب ها ، بلیط چیدن و ...) و هر گزارشی از سیستم فعلی موجود.

تمام این صفحات گسترده، سند پردازش کلمات که شما جهت تکمیل سیستم فعلی خود استفاده کردید را فراموش نکنید و این سیستم های تبادل نظرات را یکپارچه سازی کنید. حتی سیستم های خارج از گردش کاری. سوالات سخت برای هر فرم و گزارشی بپرسید تصمیم بگیرید که چه چیزی اهمیت دارد و چه چیزی اهمیت ندارد.

• با فروشنده ی فعلی خود صحبت کنید.

فارغ ازینکه ارائه دهنده نرم افزار فعلی شما خودش سبب ایجاد مشکلات شده است، ایده خوبی است که مسائل و نیازهای خود را با آن ها به اشتراک بگذارید و به آنها فرصت بدهید که توصیه ی خود را برای حل کردن نیازها و نگرانی های شما ارائه دهند. اگر حتی به عنوان یک انتخاب به آن فکر کنید، معمولاً نگهداشت سیستم فعلی شما ارزان تر و آسان تر است که میتواند یک گزینه و انتخاب باشد.

اگر نماینده فعلی فروشنده قبلی دچار مشکل باشد، یک فروشنده/ نماینده/ مشاور دیگر از فروشنده فعلی خود را جایگزین کنید. من می دانم که این ممکن است مشکل باشد، اما خیلی وقت ها می بینیم که یک مشتری تلاش می کند که سیستم فعلی را جایگزین کند، صرفا به دلیل اینکه نمایندگی فعلی فروشنده به درستی از آن ها حمایت ننموده است.

ما متوجه شدیم که بروز رسانی و بازآموزی خیلی اوقات مشکلات را با هزینه کمتر حل می کند. اگر شما ناراضی باشید و صحبت با نمایندگی فروش فعلی نتواند به شما کمک کند، با تولید کننده نرم افزار مستقیماً تماس بگیرید. آنها به شما نماینده دیگری در منطقه شما اختصاص خواهند داد. همچنین با هم صنفی های خود صحبت کنید و سازمان های مشابه را ببینید و از آن ها کمک بگیرید و ببینید که آنها چه میزان رضایت دارند.

• بودجه و نقاط عطف پروژه تان را مشخص کنید.

به محض اینکه گروه مشاورین تشکیل شود، نیاز دارند که در اسرع وقت محدوده های پروژه را مشخص کنند. اولین قدم تعیین یک بودجه اولیه و تعیین برخی از نقاط عطف پروژه در خلال مدت تکمیل آن است. برنامه ریزی چیزی که شما فکر میکنید می توانید آن را داشته باشید، حائز اهمیت است. در مورد سختی ها و مشکلات تغییر برنامه بحث کنید.

برای مثال اگر شما نرم افزار جدیدی بخرید، شما به سرورهای جدید، هارد دیسک های بزرگتر و به روز نمودن کلاینت ها نیاز دارید، دیگر چه؟ اگر منابع مالی کافی ندارید، عاقلانه نیست که ریسک کنید. برقراری نقاط عطف مناسب و دقیقتر به حفظ پروژه در طی دوره کمک میکند. و بعضی صنایع تاریخ های خاص فصلی دارند که برایشان حیاتی است و شما هم نمی خواهید که کسب و کارتان از هم گسیخته گردد. برای مثال یک حسابدار نمی خواهد در زمان نامناسب ارائه دهد. داشتن بودجه اولیه و نقاط عطف مناسب بعنوان به اندازه مذاکره شما با مشاوران و نماینده فروش فروشنده نرم افزار مفید خواهد بود. بخاطر داشته باشید که این بعنوان بودجه اولیه از زمان پروژه تعیین می گردد و نهایی نمیباشد، اما تهیه کردن بودجه اولیه و نقاط عطف شرایط مناسب را برقرار کرده و اجازه میدهد که افراد بدانند چه چیزی درست است. توجه داشته باشید که این ها را در ابتدای راه خیلی جدی نکنید و یا اینکه تلاش کنید که آنها را در متن پروژه قرار دهید. بودجه و نقاط عطف سریعاً و به محض اینکه گروه جواب سوالات اولیه را کشف کند و کارهایشان را تکمیل کنند، پیدا خواهند شد. هرچند دیدن دقیقتر بودجه باید محدوده کاری را که خواهان آنها هستید یا قادر به انجام آن هستید، را مشخص کند. بودجه اولیه بر اساس تجربه ما معمولا کمتر از هزینه های واقعی می باشد اما شما نمی خواهید خیلی غیر واقعی باشند. درمدت کوتاه بسته به مدت پروژه شما خواهید فهمید که باید به چه چیزی بپردازید.

• یک مشاور مستقل را به منظور همکاری در پروژه مورد نظر قرار دهید.

بیشتر افراد در طی دوره مفید شغلی خود سه بار یا کمتر در فرآیند انتخاب نرم افزار مالی خود ورود میکنند. بسته به اندازه ی شرکت شما، محدوده راه حل های مورد نیاز، دانش شما و زمان در دسترس شما و کارمند شما، استخدام مشاور مستقل می تواند حرکت خوبی باشد. این به شما اجازه می دهد که بر روی تجربه و تخصص مشاور سرمایه گذاری کنید. همچنین انتخاب مشاور باید با دقت انجام شود. یک مشاور با تجربه می تواند با شما در آماده سازی تجزیه و تحلیل نیازهای شما، تعریف الزامات و درخواستها برای هدف اصلی شما همکاری داشته باشد. این فرد نمیتواند با شخصی که شما برای پیاده سازی محصول انتخاب کردید و شما به تخصص فنی او در فرآیند پیاده سازی نیاز دارید، شبیه باشد. در ابتدا شما به مشاوری که با صنعت شما آشنایی داشته باشد و بی غرض باشد و تا حد ممکن به فروشنده خاصی وابسته نباشد، نیاز دارید. این شخص تجربه و تخصصی برای شما می آورد که به شما کمک می کند سوالات درست را بپرسید، قدم های درست را بردارید و سندهای نوشتنی خود را آماده کنید. در نهایت وقتی محصول انتخاب گردد، شما ممکن است به شخص دیگری که نسبت به نرم افزار انتخابی تجربه دارد و چندین بار آن را پیاده سازی نموده، همکاری داشته و او بهترین بهره را به شرکت شما ارائه نماید.

• با دانش باشید..

بعد از اینکه بودجه اولیه و نقاط عطف دایر شدند، وظیفه بعدی گروه دانش، آگاهی از ویژگی ها و عملکرد های در دسترس می باشد. با تهیه لیستی از محصولاتی که شما از آن آگاهی دارید و ممکن است نیازهای شما را پوشش دهند، شروع کنید. شامل محصولاتی که شما از آن آگاهی دارید ، محصولاتی که شما درباره ی آن خوانده اید، محصولاتی که شما درباره ی آن شنیده اید، محصولاتی که در اینترنت لیست شده است و غیره. حتی اگر امکانش بود، ایده خوبیست که با سایر فعالان در صنعت خودتان، حتی رقبایتان صحبت کنید و از محصولاتی که استفاده میکنند، آگاه شوید و آنها را به لیست خود اضافه نمایید. سپس اگر میخواهید تخمین مناسبی از قابلیت های سیستم های موجود داشته باشید، لازم است که لیستی شامل اطلاعات کلیدی برای هر محصول را مورد نظر قرار دهید.

برای مثال ممکن است لیست شما شامل اطلاعاتی برای زیرسیستم ها، هزینه، پلتفورم نرم افزاری، قابلیت شخصی سازی (سفارش سازی) ، حقوق و دستمزد استاندارد، قابلیت استفاده از بارکد و ... باشد. هدف در اینجا این است که بر روی مهمترین مسایل موجود تمرکز گردد و کمبودهای کوچک و غیر مهم سبب نادیده گرفتن آنها نگردد. همچنین این ساختار ماتریسی در به اشتراک گذاری اطلاعات با دیگران مفید خواهد بود، کسانی که ممکن است به منظور نهایی کردن این لیست اطلاعاتی را به شما اضافه کنند.

برای هر محصول شما تخمین می زنید، شروع کنید به جدول بندی یک لیست از ویژگی ها و حقایقی که درباره ی شرکت و محصولات آن تاثیرگذار هستند. برای مثال شما ممکن است جایزه های کلیدی دریافت شده توسط محصول را لیست نمائید، اینکه  شرکت خدمات پشتیبانی عالی را فراهم می کند یا قابلیت های عالی را توصیف می کند که شما فکر میکنید واقعاً به نفع شرکت شما می باشد. به افزودن به این لیست در حالیکه بررسی ها را تکمیل میکنید، ادامه دهید. در نهایت زمانیکه شما لیستی از محصولات موجود در بازار را به صورت کامل داشتید، زمان مناسبی است که انتخاب های ضعیف تر را حذف کنید. شروع کنید به حذف کردن محصولات به دلایلی نظیر نداشتن زیرسیتم های لازم، دارا نبودن ویژگی های کلیدی و یا بدلیل اینکه آنها بسیار گران تر از سطح توانایی شرکت شما هستند. به خاطر داشته باشید که صرفا به خاطر قیمت حذف نکنید. برخی ازین محصولات با وجود قیمت بالا ممکن است به شما در درآمدزایی بیشتر کمک کنند و ارزش سرمایه گذاری داشته باشند، به طوریکه هزینه انجام شده بابت آنها را به شما برگردانند. از فروشنده هایی که از لیست شما حذف شده اند عبور کنید و یادداشت کنید که چرا آنها حذف کرده اید. لیست خود را نگه دارید، چون ممکن است در آینده نیاز داشته باشید که به کسی در مورد دلایل حذف آنها توضیح دهید. حذف نرم افزارهای نامناسب در حقیقت مسیر شما به سمت انتخاب نرم افزار مناسب تر است. به طور کلی شما می توانید در این مرجله سیستم های زیادی را حذف کنید. در طول تمام مراحل بررسی و تخمین به حذف کردن محصولات نامناسب ادامه دهید.

همچنان که شما پتانسیل سیستم های کاندید شده را بررسی و مرور میکنید، شما مزیت استفاده از اینترنت را هم دارید. به طور گسترده از اینترنت استفاده کنید. همچنین بخاطر بسپارید که وب سایت فروشندگان بیشتری را ببینید. برای مثال، در تحقیقاتی درباره ی قوت و ضعف نرم افزارها که در سمینار حسابداری ارائه کردیم، ما با استفاده از چندین موتور مرورگر از جمله گوگل به اظهارنظرها و کامنت های کاربران و متخصصین در مورد محصولات دسترسی پیدا کردیم. همچنین در حال حاضر بسیاری از فروشندگان ورژن های آزمایشی را آماده کرده اند که شما می توانید این نمونه اولیه را پیش از خرید محصول امتحان کنید.

حالا شما لیستی خالص از نیازها دارید: نیازهایی که فروشندگان میتوانند آنها را تامین کنند و در نهایت شما آماده هستید که شروع به تحقیقات خاص درباره ی بعضی محصولات که در راس این لیست قرار دارند، نمائید.

• یک RFP تهیه کنید.

شرکت های کوچک که برای انتخاب نرم افزار حسابداری اقدام کرده اند، به طور کلی نیازی به جزئیات این مرحله ندارد. ولی شرکت های متوسط و بزرگ باید این فرآیند را مورد نظر قرار دهند، چونکه در انتها آنها نیاز دارند که به طور دقیق لیستی از درخواست ها و نیازمندی های سیستمی را که از نماینده های فروشنده برای پیاده سازی نیاز دارند، ارائه دهند. در نهایت اگر واقعا نتوانستید RFP را تهیه کنید، حداقل از تعریف الزامات و نیازمندی ها استفاده کنید تا بتوانید یک مستند رسمی به فروشنده محصول که بخشی از قرارداد شما برای راه اندازی سیستم میباشد، ارائه دهید.

• دیدن دموی محصولات

فرض کنید که یک یا چند فروشنده وجود دارند که به محصول آنها علاقه مند هستید، حالا وقت آن می باشد که آنها را برای دموی محصولاتشان به شما دعوت کنید. شما باید لیستی از 10 تا 20 قابلیت یا عملکردی که شما می خواهید به طور ویژه ببینید و نیاز ویژه در کسب و کار شما هستند. اگر زمان در پایان دموی قابلیت های اصلی به شما اجازه می دهد، شما باید از فروشنده درخواست کنید آیتم هایی را که فکر می کنند محصول آنها را نسبت به سایرمحصولات بهتر یا متفاوت تر می سازد، به شما نشان دهند. هر فروشنده باید قادر باشد بین 2 تا 4 ساعت دمو دهد، اما ممکن است حتی بین 6 تا 8 ساعت وقت نیاز باشد. آنها باید زمان صرف کنند و از شما درخواست کنند و سئوالاتی گسترده درباره شرکت شما و نیازهایتان بپرسند. آنها باید از نرم افزارهای آماده برای دمو استفاده کنند. از زمان مورد نیاز آنها برای دمو ، نحوه راه اندازی برنامه دمو و روش آماده کردن تیمشان برای ارائه دمو آگاهی پیدا کنید. و لیستی از 3 و 5 مشتری که شما بتوانید با آنها تماس بگیرید و کار آنها را بررسی کنید. ما پیشنهاد (توصیه) می کنیم که قبل از آماده کردن لیست نیازمندی های خود با هیچ فروشنده ای ملاقات نکنید.

• تست کردن نمونه ی اولیه

ما همیشه توصیه می کنیم که شما زمان لازم برای بررسی نمونه های آزمایشی اختصاص دهید و مطمئن شوید که سیستم نیازهای اساسی شما را پوشش میدهد. نمونه ی آزمایشی محصول از بخش های اساسی تشکیل می شود. در این مرحله شما به ابعاد کلی نحوه ورود اطلاعات خود در این سیستم، مشکلات کلی پیاده سازی سیستم، سناریو های ممکن جهت راه اندازی نرم افزار و همچنین نگاه سراسری به هزینه های زمانی و مبلغی استفاده از نرم افزار در مجموعه خود دست خواهید یافت.

• ملاحظات حقوقی

پیش از تصمیم گیری نهائی و امضا کردن قرار داد، همیشه توصیه می کنیم تمام اسناد را با مشاور حقوقی بررسی کنید که این شامل شرایط پشتیبانی سیستم در آینده نیز میگردد. دقت کنید که چه میزان هزینه نگهداری سیستم باید بپردازید، در صورت وجود مشکل شما چه تضمین های حقوقی دارید، بفهمید که چه کسی مالک اطلاعات شما می باشد(این یک حقه کثیف است که بعضی فروشنده ها دارند تا شما را تا ابد در قید خود نگه دارند)، چه اتفاقی می افتد اگر فروشنده نرم افزار یا نماینده فروش از بیزینس خارج شود و غیره.

• نماینده فروش یا شرکت فروشنده

مورد مورد نظر بعدی اینست که حتما به شرکت فروشنده سری بزنید. از بخش های اجرایی بازدید کنید و مطمئن شوید که شرکت در حدی قوی هست و اعتبار دارد که نیازهای آینده کسب و کار شما را پوشش دهد. یک خورده سخت کوشی ممکن است راهی باشد تا به شما کند که از اشتباه در هزینه کردن اجنتاب کنید. پیش از تصمیم گیری نهایی بفهمید به چه میزان نماینده فروشنده شما توان کمک به شما را دارد. اگر مثلا شما برنامه ریزی کردید که سیستم را در 50 نقطه مختلف نصب کنید، درخواست کنید که فروشنده یا نماینده راه اندازی سیستم پیش از جمع بندی نهایی به برنامه ریزی راه اندازی فرک کند و طرحی را به شما ارئه دهد.

• با مشتریان فعلی فروشنده صحبت کنید یا از سایت آنها بازدید کنید.

این مرحله اغلب نادیده گرفته می شود و نباید این گونه باشد. این مرحله به ندرت عامل برهم زننده ی معامله می باشد. در دهه ی اخیر من فقط یک مشتری را دیده ام که با دیدن این مرحله نظر خود را تغییر داده است. اگرچه این مرحله جهت تبدیل و پیاده سازی موفقیت شما حیاتی می باشد. با کاربران فعلی سیستم صحبت کنید و آنها را ملاقات کنید که دید کلی ارائه می دهد به شما که چگونه دیگران از این محصولات استفاده کرده اند و معمولا کاربران از اینکه تجربیات خود را با شما به اشتراک بگذارند، خوشحال هستند و به شما نکات درستی را ارائه می دهند تا شما به مشکلات مشابه آنها برخورد نکنید. من توصیه می کنم با مشتریان مختلفی تماس بگیرید، اما حداقل 3 نوع مختلف مشتری را پیشنهاد میکنم. در ابتدا مشتریانی که حداقل 13 ماه با سیستم کار کرده اند، ملاقات کنید. آنها معمولا یک دوره مالی را طی کرده اند. دوم به کاربرانی که در صنعت مشابه شما هستند تا حد ممکن بپردازید. آنها با کسب و کار شما، زبان شما و بهترین نیازهای شما مرتبط هستند و به شما می گویند چطور به بهترین محصولات نزدیک شوید و نیاز صنایع خاص را مشاهده کنید. در نهایت با کسی که نرم افزار را برای 120 روز یا کمتر استفاده کرده است تماس بگیرید. چرا؟ به دلیل اینکه آنها در میانه پیاده سازی می باشند و می تواند به شما لیست خوبی از چیزهایی که آنها بعد از شروع کردن به پیاده سازی فهمیده اند، به شما ارائه دهند. این تماس ها می تواند میزان زیادی از پول، زمان شما را حفظ کند و دردسرهای شما را کاهش دهد.

• تصمیم گیری

به خاطر داشته باشید که اغلب در تصمیم گیری اینکه کدام محصول باید انتخاب گردد، مبنتی بر کسانی است که در انتها باقی مانده اند. اگر شما تمامی مراحل را دنبال کرده باشید، شما باید واجد شرایط تصمیم گیری باشید. مستندات خود را نگه دارید. مطمئن شوید تمامی مکالمات، تماس ها، شامل پاسخ فروشندگان به RFP شما قسمتی از توافقی است که شما امضا نمودید. مطمئن شوید که نقاط عطف و اهداف مشخص مکورد نیاز شما در مستندات مورد نظر قرارداد تعریف شده اند و اینکه دقیقا هرکسی بداند چه انتظاراتی دارد. هزینه را تا حد معقولی گسترش دهید تا فروشنده هم در سرمایه گذاری پروژه موفق گردد. همیشه برای قرارداد برد-برد بروید. از خودتان بپرسید : اگر من یک فروشنده بودم این همان چیزی است که می خواستم. آیا من میدانم این قرار داد دقیقا چه معنی می دهد؟ با هر پاسخ مثبت به سئوالات، شما آماده حرکت به جلو هستید و کار واقعاً شروع شده است.