در محیط کسب و کار امروزی، فناوری موتور محرکه بهره وری شرکت های بزرگ است. با این حال، یک رویکرد واحد و همه جانبه برای مدیریت منابع سازمانی و انتخاب نرم افزار حسابداری وجود ندارد.
این نکته بسیار مهم است که نرم افزار انتخابی برای مدیریت منابع سازمانی و مهم تر از آن مجری اجرای آن، پاسخگوی کامل نیازهای کسب و کار شما بوده و بازده مورد نیاز سرمایه گذاری را فراهم کند.
با توجه به اینکه به طور متوسط، شرکت ها هر هفت سال یک بار نرم افزار مدیریت منابع سازمانی/حسابداری خود را تغییر می دهند آیا وجود یک پروسه دقیق و ساده برای انتخاب نرم افزار که همیشه بتوان از آن استفاده کرد ایده آل نخواهد بود؟
متاسفانه، به طور کلی هر هفت سال یک بار تصمیم گیرندگان کسب و کار مجبور به سر و کله زدن با مجموعه بیشمار و بهم ریخته ای از عرضه کنندگان نرم افزار برای یافتن نرم افزار متناسب با نیازهای منحصر بفرد کسب و کار خود هستند.
به همین خاطر ما در سیستم BCG این پروسه ساده هفت مرحله ای را برای تعیین آنچه در انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب، مهم است توسعه داده ایم.

گام اول-انجام یک بررسی فرایند کسب و کار
همانطور که گزینه های ممکن خود برای راهکارهای نرم افزار حسابداری و نمایندگان فروش را محدود می کنید بررسی فرایند کسب و کار را انجام دهید که البته حضور کسانی (داوطلبانی) مشتاق و البته توانا در پیاده سازی یک بررسی فرایند کسب و کار بسیار مهم است. که از یک تراکنش کامل شروع شده و در یک بخش عملیاتی در سازمان شما از ابتدا تا انتها انجام می شود.
هدف نهایی از بررسی فرایند کسب و کار به دست آوردن مجموعه ای از اسناد واضحی است که تصویر دقیقی از استراتژی کسب و کار شما، فرایندها، سیستم ها و افراد را ترسیم می کنند. بررسی نتایج این آزمون ها تصویر واضحی از نیازهای نرم افراری و کیفیت محصول ارائه شده فراهم می کند.

گام دوم-انتخاب محصول اولیه
سوالاتی پیرامون قیمت نرم افزار، قابلیت های گزارش گیری و توسعه پذیری (مقیاس پذیری) قطعا از بزرگترین سوالات ذهنی خواهند بود. با این حال به خاطر داشته باشید که شناسایی یک مجری بالقوه از عرضه کننده نرم افزار صرف مهم تر است.
مجری های بالقوه نه تنها مسئول فروش راه حل نرم افزاری هستند بلکه پیاده سازی و پشتیبانی دائمی نرم افزار در آینده نیز بر عهده آنها است.

گام سوم-تحلیل شکاف و تناسب
"یک سایز مناسب همه نیست". این سخن قصار خصوصا زمانی که صحبت از اجرای نرم افزار مدیریت منابع سازمانی/حسابداری است درست است. در طول این مرحله از فرایند انتخاب، تحلیل شکاف و تناسب به روشن ساختن (شفاف سازی) عملکرد راهکار (راه حل) ERP در مقایسه با الزامات عملکردی سازمان مورد نظر کمک خواهد کرد.

گام چهارم-برنامه ریزی مشترک
بر اساس تحقیقات گردآوری شده و همچنین نتایج تحلیل شکاف و تناسب، برنامه ریزی مشترک بین مجری فناوری و مشتری می تواند آن نیازمندی ها را با عملکرد راهکار ERP انتخاب شده مقایسه کند. از اینجا (از این فاز یا مرحله) مستندات طرح دقیق پروژه و حوزه (حد و حدود یا دامنه) مربوط به آن جهت تنظیم یک مسیر موفق و سر راست به لحاظ پیاده سازی می تواند تهیه شود. در خلال فرآیند برنامه ریزی مشترك فرآیندهای منتخب، شما همچنین باید به تصویری درست از تیم مدیریت پروژه اختصاصی كه مسئولیت پیاده سازی درست راهكار را به عهده دارند، دست یابید.

گام پنجم-سفارشی سازی
پس از انجام بررسی فرایند کسب کار، نتایج تجزیه و تحلیل شده و نیازمندی ها با قابلیت ها و ویژگی های راهکارهای نرم افزاری رقبا مقایسه خواهند شد و سفارشی سازی می تواند در صورت لزوم انجام گیرد.
سفارشی سازی می تواند شامل افزودن ساده یک فیلد داده ای خاص تا تغییر کامل کد فرایند باشد. هنگام ارزیابی سفارشی سازی لازم برای نرم افزار کسب و کار خود، اطمینان حاصل کنید (مطمئن شوید) که از افزونه های شخص ثالث غافل نشده اید، چرا که می توانند در سرعت توسعه و صرفه جویی در هزینه مفید باشند. به هرحال نگاهی منتقدانه به تعامل افزونه ها با راهکار نرم افزار انتخاب شده و برنامه زمانی ارتقاء آن برای جلوگیری از کم شدن یا از دست رفتن بهره وری داشته باشید.

گام ششم- فضای تعاملی مناسب
قبل از تصمیم نهایی خرید، یك فضای تعاملی و همكاری مناسب جهت اطمینان از تامین سناریوهای متنوع کسب و کار در سازمان شما توسط راهکار انتخابی ضروری (لازم و حیاتی) است.
سوالات زیر را در نظر بگیرید:
آیا راهکار نرم افزار انتخاب شده خروجی های مورد نظر را تامین می کند؟
آیا کاربران از ظاهر آن راضی هستند؟ (از ظاهر آن راضی هستند و حس خوبی به آن دارند؟)
پاسخ قاطعانه مثبت به این سوالات بدین معنی خواهد بود که شما برای انتخاب نهایی، پیاده سازی و اتخاذ یکپارچگی کاربری آماده شده اید.

گام هفتم- انتخاب نهایی/خرید نرم افزار
مهمترین چیزی که در این مرحله از بازی باید به یاد داشته باشید انتخاب یک راهکار است نه یک محصول. به طور کلی، یک فروشنده، نرم افزار خواهد فروخت، راه اندازی خواهد کرد و بعد از آن بدون آنکه آینده شما برایش اهمیتی داشته باشد خواهد رفت.
از سوی دیگر، یک شریک تجاری یک راهکار فراهم می کند، چرا که به کمک ابزارهای کارآمد و فرآیندهای منحصر به فرد کسب و کار شما، می خواهند از برتری (یا مزیت) رقابتی شما نسبت به سایر شرکت ها اطمینان حاصل کنند. یک شریک همچنین پشتیبانی مستمر، آموزش و ارتقاء آتی را فراهم می کند و به منظور اداره کردن تغییرات آتی در راهکارERP شما به همکاری خود با شما ادامه خواهد داد و از آنجایی که شما نرم افزار مناسب خود را می خواهید و سرمایه گذاری زمانی درست برای جلوگیری از هدر رفت مداوم هزینه مدنظرتان می باشد، راهکاری را انتخاب کنید که با کسب و کار امروز شما کار می کند و نیازهای آتی شما را برآورده خواهد کرد.