آیا شما صاحب یک کسب و کار هستید؟ آیا به دنبال مدیریت کامل فرایندهای کسب‌وکارتان می‌گردید؟

آیا در جستجوی راه‌حل کامل و یکپارچه در خصوص نرم‌افزارهای سیستمی هستید؟ اگر پاسخ "بله" است قبل از تصمیم نهایی در خصوص خرید و پیاده‌سازی  نرم‌افزار،  باید ویژگی‌های نرم‌افزارهای یکپارچه را بدانید.

ما قصد داریم در این مقاله به ضروری‌ترین ویژگی‌های یک راهکار جامع و یکپارچه نرم‌افزاری برای سازمان‌ها بپردازیم .

به‌طورکلی در تمامی کسب‌وکارها، منابع مالی و  منابع انسانی بستر اصلی و نقشه راه کسب‌وکار را مشخص و دلیل محکمی در خصوص انتخاب استراتژی‌های مناسب برای مدیران است.دراین‌بین مشتریان یک شرکت نیز به‌عنوان عامل بیرونی، منبع بسیار مهمی در نظر گرفته می‌شوند.این منابع مدیران را برای تصمیم‌گیری صحیح و خلق ایده‌های تجاری و رسیدن به اهداف مشخص یاری می‌کنند.

با توجه به منابع یادشده زمان آن رسیده، تا با واژه نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان یا همان ERP  (Enterprise Resource Planning) ) بیشتر آشنا شویم تا به بررسی ویژگی‌های آن بپردازیم..بستری که دارای طیف گسترده‌ای از ویژگی‌های مناسب برای مدیریت کسب‌وکار و تمام ویژگی‌های یکپارچه است.

تعاریف متعددی در خصوص ERP وجود دارد اما به‌طور دقیق این واژه به این معنی است:

"یک راهکار مدیریتی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک نرم‌افزار یکپارچه به‌سرعت، دقت و باکیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می‌دهد که به‌طور مناسب فرایند برنامه‌ریزی و عملیات سازمانی را مدیریت کنند. با این تعریف می‌توانیم با اطمینان بگوییم که ERP می‌تواند برای افزایش بهره‌وری کسب‌وکار نقش حیاتی بازی کند"

راهکار  ERP به‌طور وسیع درمیان شرکت‌های بزرگ، متوسط و کوچک  مورداستفاده قرارگرفته تا فرایندهای سازمانی را مدیریت کند. می‌توان داده‌ها را از واحدهای مختلف کسب‌وکار جمع‌آوری، ذخیره،مدیریت و تفسیر کرد.به همین ترتیب ERP برای خودکار سازی  وظایف و گردش کارهای سازمان استفاده می‌شود که با این راه‌حل می‌توان هزینه هارا پایین و سودآوری را بالا برد.

در علم مدیریت، تحلیل‌ها و گزارشات یاری کننده  تصمیمات است . گزارش‌ها باید در زمان مناسب با تفسیرهای  دقیق در اختیار تصمیم سازان شرکت قرار گیرد.

وظیفه یک ERP  جمع‌آوری، تجزیه، تحلیل و انتشارگزارشات است که  به برنامه‌ریزی معاملات و عملیات  سازمان یاری برساند.

تصمیمات به لحظه در زمان مناسب نیازمند بستری پرسرعت،  قابل‌دسترس و بدون محدودیت فیزیکی است.این بستر درمحیط وب امکان‌پذیر است چراکه دسترسی از هر نقطه و حتی  به‌وسیله تلفن همراه را برای مدیران و کاربران سیستم مهیا کرده و کاربران سیستم می‌توانند بر اساس دسترسی‌های متفاوت وظایف و عملیات‌های خود را کنترل و اجرا کنند .

باتوجه به گستردگی نرم‌افزار ERP بهتر است بستر برنامه‌نویسی این نرم‌افزار از آخرین فنّاوری‌ها و پلتفرم‌های تحت وب استفاده شود که هم در سرعت و امنیت سرآمد و قابل‌اطمینان باشد .

ویژگی‌های برتر برنامه ریزی یکپارچه منابع سازمان به شرح زیر است :

1-مدیریت مالی :

تفکر قالب در بین کاربران ERP در خصوص نرم‌افزار این است که فرایندهای مالی هسته اصلی ERP است و این نظر کاملاً درست است ،ردیابی حساب‌های قابل دریافت و پرداخت برای هر کسب‌وکاری ضروری است اما ماژول مدیریت مالی نیز باید از خزانه‌داری، دفترکل، دارایی، حسابداری، و مدیریت نقدینگی شما کسب تکلیف کند تا بتواند راه‌حل مناسبی را در خصوص تصمیم‌گیری‌های آتی سازمان در اختیارتان قرار دهد.

2-مدیریت زنجیره تأمین (supply Chain Planing)SCM

مدیریت زنجیره تأمین آسان نیست، فرآیند مدیریت سفارشات خرید، تأمین‌کنندگان، فاکتورها، موجودی و توزیع، یک کار بسیار بزرگ در کسب‌وکار است.بنابراین ERP باید از قابلیت مدیره زنجیره تأمین را هماهنگی با تولیدکنندگان، مدیریت منابع و شناسایی خرابی‌ها در کسب‌وکار شما بهره‌برداری کند.

3-مدیریت ارتباط با مشتری CRM (Customer Relationship Managment)

اگرERP هسته مرکزی هر کسب‌وکار است، پس مشتریان خطوط عمر آن است.بدون مشتری، هیچ کسب‌وکاری وجود نخواهد داشت.بنابراین ضروری است که در سیستم‌های یکپارچه امکان مدیریت و ساخت یک رابطه پایدار با مشتریان فعلی و آینده فعالیت‌های سازمان وجود داشته باشد.

به‌طورکلی این امکان باید بتواند سه بخش قبل از فروش، فروش و پس از فروش را در کسب‌وکار مدیریت و عملیاتی کند.ازآنجاکه مشتریان ارزشمندترین دارایی شما هستند، مطمئن شوید که نرم‌افزار ERP دارای یک CRM قدرتمند و با کاربری آسان است تا بتوانید در زمان مناسب خدمات مناسب را برای مشتریان خود ارائه دهید و همان‌طور سوابق فی‌مابین را نگهداری کنید.

4-مدیریت تولید

نرم افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان  در صورتی  به‌طور کامل موفق است که بتوانند تمامی فرایندهای یک سازمان و یا یک واحد صنعتی را پوشش دهد.تصور کنید یک نرم‌افزار ERP دریک واحد صنعتی، امکان ثبت عملیات و مدیریت فرایندهای تولید و ساختار محصول را در بستر یکپارچه نداشته باشد، این‌یک فاجعه بزرگ است چراکه تمامی موارد ذکرشده ازجمله منابع انسانی، مدیریت مالی و حسابداری و....در واحدهای صنعتی ،نیاز به اطلاعات کامل و بی‌نقص از جریان تولید کالاهای سازمان رادارند.

ثبت عملیات تولید و گزارشات مربوط به آن می‌تواند روند فرایند را بهبود داده و کمک بسیار بزرگی در تصمیم‌گیری‌های سازمان باشد.

مدیریت فرمول ساخت و بررسی انحرافات از برنامه تولید، تولید ضایعات و میزان سربار در مراکز هزینه، امکاناتی است که در قسمت  تولید و بهای تمام‌شده یک ERP اهرم پرقدرتی در میزان رضایت از نرم‌افزار یکپارچه است.

دقت شود، حفظ یکپارچگی در عملیات تولید،گردش مواد، مراکز هزینه و مقایسه ساعت کارکرد از وظایف اصلی سیستم‌های نرم‌افزاری یکپارچه در واحدهای صنعتی است.

شایان‌ذکر است مدیریت کنترل کیفی، برنامه‌ریزی تولید و برنامه‌ریزی ایستگاه‌های کاری نیز باید در تعامل با بخش‌های مالی بازرگانی و تولید باشند .

5-منابع انسانی:

یکی دیگر از ویژگی‌های اساسی هر سیستم  ERP مدیریت منابع انسانی است .این بدان معنا نیست که فقط اطلاعات مربوط به کارکنان، احکام، آموزش و یا خانوار کارکنان را ثبت و نگهداری کنیم .مدیریت منابع انسانی (Human Recource  ) ارتباط مستقیم با حقوق و دستمزد، حضوروغیاب، استخدام و بازنشستگی، عملکرد کارکنان را پوشش می‌دهد .همان‌طور که کسب‌وکار شما رشد می‌کند ،نیروی کار شما نیز افزایش می‌یابد..نگه‌داشتن تیم خود با خوشحالی و کارآمد بودن آن‌ها، تأثیر مستقیم بر پیشرفت کسب‌وکار و فرهنگ‌سازمانی آن خواهد داشت.

6-مدیریت بهای تمام‌شده:

با توجه به نوسانات و تغییرات به لحظه در خصوص فرایندها و عملکردهای بازار کار، هوشیاری در نحوه قیمت‌گذاری و ارائه محصولات با حاشیه سود مناسب برای بقا کسب‌وکار، مهم‌ترین رفتار مدیریتی است.درزمانی یک سیستم یکپارچه و راهکار ERP بالاترین بازده را دارد که بتواند بهای تمام‌شده محصول و یا خدمات را ارائه و مدیریت کند.

حتی فراتر از موارد ذکرشده یک سیستم ERP باید بتواند برآورد بهای تمام‌شده را نیز محاسبه و بر اساس گزارش‌ها و تفسیرات مختلف ارائه دهد تا مدیران تصمیمات به لحظه و مفیدی را برای کسب‌وکارها اتخاذ کنند.

7-دارائی‌ها و اموال

بدون شک دارائی‌ها و اموال و هر آنچه ارزش پولی و ریالی داشته باشد می‌تواند بقای سازمان را بیمه کند..نحوه مدیریت اموال و ثبت اطلاعات مربوط به‌حساب ها و عملیات مربوطه، ارائه گزارشات به سازمان مالیاتی در خصوص دارائی‌ها، دغدغه مدیران است..نرم‌افزار ERP باید بتواند با حفظ یکپارچگی در عملیات نرم‌افزاری و ارتباط دوطرفه با تمامی نرم‌افزارهای موجود، مدیریت اموال را به‌درستی و بدون نقص انجام دهد و در کنار آن،  عملیات تعمیر و نگهداری دارانی ها (ماشین‌آلات،دستگاه هاو...)را پوشش دهد.

*تجزیه‌وتحلیل گزارش

هوش کسب‌وکار عضو جدایی‌ناپذیر هر شرکت است، و بر اساس این هوش تجاری رشد و گسترش پیدا می‌کند.تصمیمات هوشمند اغلب با اطلاعات و بینش‌های مدیریتی ایجاد می‌گردد. دسترسی به تجزیه‌وتحلیل اطلاعات در زمان واقعی به رهبران سازمان کمک خواهد کرد تا در صورت نیاز کسب‌وکار خود را بازبینی و در شرایط لازم تغییر دهند.

ردیابی گزارش‌ها مالی و مدیریت جریان نقدی، شما و ذینفعان شمارا به‌طور کامل از سلامت کسب‌وکار موجود آگاه ساخته و آینده سازمان را روشن می‌سازد.

*قابلیت سفارشی‌سازی:

هر کسب‌وکاری به فراخور استراتژی‌ها و نحوه عملکرد خود در بازار فرایندهای مخصوص به خود دارد که کاملاً متفاوت از نزدیک‌ترین شرکت‌های مشابه خود است.این تفاوت‌ها اغلب در نرم‌افزارها غیرقابل پیاده‌سازی است .

وجود ابزارهای توسعه نرم‌افزار و تغییر در بستر عملیاتی سیستم، بدون به وجود آمدن شکاف نرم‌افزاری از امکانات دیگر ERP است.این ابزارها به‌صورت فرم ساز و فرایند ساز در نرم‌افزارهای یکپارچه توسعه‌یافته ا ند .

بر اساس موارد ذکرشده ضرورت استفاده از راهکار ERP به دلایل زیر است:

• پیشی گرفتن از رقبا در رقابت فزاینده جهانی
• مهندسی دوباره سازمان و فرآیندهای سازمانی
• سازگاری با تغییرات دانش، فنّاوری و اطلاعات
• ایجاد رضایت در مشتریان
• کاهش هدر رفت منابع و افزایش بهره‌وری
• نظارت سیستمی بجای کنترل‌های فردی
• ایجاد اطمینان از عملکرد سازمان برای ذینفعان
• سرعت دهی به فرآیند تصمیم‌گیری در سازمان

همان‌طور که ملاحظه کردید با رشد سازمان و مشتریان شما ،نیاز بیشتری به سیستم‌های یکپارچه احساس می‌شود.سیستمی که پیرو جریان‌های مختلف سازمان شما، امکان تصمیم‌گیری و تصمیم سازی بهینه را فراهم کند .

بنابراین انتخاب یک ERP می‌تواند یک سرمایه‌گذاری هوشمندانه و با اطمینان باشد.

نرم افزار مدیریت منابع سازمان شماران سیستم در محیط وب و در بستر .netCore  اولین پلتفورم متن باز شرکت مایکروسافت توسعه یافته و از پلتفورم Angular در خصوص بستر تحت وب بهره برداری می کند.

این نرم افزار با ایجاد یکپارچگی در خصوص عملیات و مدیریت فرایندهای سازمانی در تمام سطوح، ابزاری بسیار مناسب و قابل اتکا در خصوص تصمیمات مدیریتی و ادامه راه توسعه در شرکتها و سازمان های خصوصی و دولتی است.

علاوه بر بهره برداری از حوزه های تخصصی ERP که در این مقاله اشاره شد، وجود یک BPMS یا همان مدیریت فرایند های کسب و کار در نرم افزار شاتو ERP قا بلیت های شخصی سازی و ایجاد سامانه های اختصاصی در سازمان هارا به این محصول اضافه کرده است .

بنا بر تعریف ERP که در ابتدای این مقاله ارائه شد، این نرم افزار سعی در یکپارچه سازی همه وظایف و بخش های موجود در یک سازمان را با استفاده از یک سیستم کامپیوتری واحد را دارد و یکپارچگی اطلاعات را در بخش های مختلف سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره تامیت، تولید و مدیریت مشتریان را مدیریت می کند.

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان شرکت شماران سیستم در بستر مدرن تکنولوژی و با قابلیت استفاده از زبان های متعدد آغاز راهی به سوی بین المللی شدن صنعت نرم افزار در کشور را ایجاد کرده است .

این نرم افزار مطابق با استانداردهای جهانی در خصوص ساختار اصلی ERP و رعایت قوانین و استانداردهای مالی و تجاری کشور با امکانات متعدد در بستر کاربر پسند و یکپارچه راهکار  بسیار مناسب برای ادامه حیات سازمانها و بنگاه های اقتصادی است.

این نرم افزار بومی ایرانی با بهره گیری از نرم افزار مدیریت فرایند های کسب و کار،  کارایی بسیار بالایی در خصوص روالها و فرایندهای مرتبط با بخشها مالی و بازرگانی کسب و کار ها و تولید سامانه های خاص نرم افزاری را ایحاد کرده است.