امروزه با توسعه رسانه های الکترونیک و بهره گیری از مدیا به عنوان کلیدی ترین عنصر محتوا در رسانه های دیجیتال, نیاز به بانک های اطلاعاتی با قابلیت هایی چون دسته بندی, جستجو, تگ گذاری و ... بیش از پیش ضروری می باشد.
در این بین آژانس های رسانه ای و روابط عمومی ها بعنوان کلیدی ترین مراکز تهیه, تولید و ارائه مستندات رسانه ای به مخاطبین خود می باشند. لذا فقدان یک فرآیند سیستمی، ضربات جبران ناپذیری را به اطلاعات آن سازمان وارد خواهد نمود. به طوری که نبود یک سیستم آرشیو مناسب و عدم وجود بستر نرم افزاری قدرتمند در امر مدیریت و سامان دهی اطلاعات, همه و همه از عمده دغدغه ها و مشکلات اصلی هر سازمان در حوزه رسانه می باشد.
در برخی سازمانها و شرکتها تصور بر این است که نسخه دیجیتال اسناد رسانه ای کافی می باشد و کار تمام است. اما تنها داشتن نسخه دیجیتال سودمند نیست. در حقیقت جستجوی رسانه ها در فضاهای ذخیره خود مشکل کمی نیست.
به عنوان یک راهکار عملی و سیستمی وجود یک فرآیند یکپارچه آرشیو رسانه ای در کنار سازمان ها امری لازم و ضروری تلقی میشود، تا کاربران تولید محتوا از طریق یک سیستم آرشیو حرفه ای بتوانند به سرعت و سهولت به امر تهیه و تولید محتوای رسانه ای بپردازند.