نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری یگانه

*ثبت کلیه مشخصات نامه های وارده و صادره اعم از: نوع نامه، طبقه بندی نامه، ارجحیت نامه، موضوع نامه، تاریخ ثبت، شماره نامه، شماره اندیکاتور، مضمون نامه، رونوشت ها و ....
- تعریف چارت سازمان داخلی بصورت درختواره
- تعریف و ثبت طرف مکاتبات سازمان اعم از: اشخاص، شرکت ها، ادارات و ...
- امکان ثبت نامه ها و پیوست های یک نامه اعم از: عطف، پیرو، بازگشت و ...
- امکان پیوست انواع فایل ها به نامه از جمله PDF، EXE و ارتباط با آن نرم افزارها
- امکان نمایش اطلاعات نامه بر اساس صادره ، وارده و ... با تعیین تعداد نامه قابل نمایش در یک فرم
- امکان تنظیم ستون های جدول گزارش از نامه ها در صفحه اصلی به همراه چاپ و انتقال آنها به نرم افزار WORDو EXCEL
- جستجوی سریع بر اساس : موضوع، سازمان بیرونی، سازمان داخلی، مضمون نامه، تاریخ ثبت، شماره اندیکاتور، تاریخ نامه، شماره دبیرخانه مرکزی و یا حتی بر اساس ارجاعات آن ... .
- اصلاح اطلاعات پایه درج شده در سیستم، مانند: انواع نامه ها (فاکس،تلگرام، دستی و...)، انواع طبقه بندی (عمومی، عادی، محرمانه و ...)، ارجحیت نامه ( عادی، فوری، آنی) انواع وضعیت (اصل، کپی، المثنی و...)،سمت ها، دبیرخانه ها و ...
- امکان گروه بندی طرف مکاتبات سازمان جهت دسترسی سریع تر
- امکان دسترسی به نامه های پیرو و عطف هر نامه
- امکان رزرو شماره نامه

* اسکن و بایگانی:
- قابلیت اتصال به انواع اسکنرهای تک برگی و دسته ای
- امکان درج محل فیزیکی نامه ها، پرونده ها و زونکن های بایگانی
- امکان ایجاد کپی متعدد از یک نامه و بایگانی آنها در زونکن های مختلف
- انجام عملیات بایگانی نامه و طبقه بندی اسناد بر اساس دسته بندی و زونکن های مختلف
- امکان SCAN تصاویر با فرمتهای JPG و TIFF و ذخیره آنها در بانک اطلاعاتی سیستم
- امکان خواندن تصاویر نامه ها به صورت گروهی با اسکنر های FEEDER
- امکان ویرایش در تصاویر مانند چرخش، تعیین مقیاس تصویر، برزگنمایی، کوچک نمایی، پاراف و همچنین چاپ آن نامه در سایزهای مختلف
- فشرده سازی حجم تصاویر نامه ها و جداسازی فایلهای تصویری سالهای گذشته جهت افزایش سرعت سیستم

* WORD:
- تایپ نامه توسط ویرایشگر2007 و MS WORD 2003
- امکان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن نامه ها در نرم افزار WORD
- ذخیره قالب و متن فایلهای WORD در بانکهای اطلاعاتی سیستم جهت جلوگیری از آشفتگی و پراکندگی فایل متنی نامه ها
- امکان گروه بندی قالب نامه ها برای دسترسی سریع و اعطای مجوز روی گروه قالب ها به کاربران
- قابلیت گزارشگیری و جستجوی کامل در متن فایل های WORD (مفهومی)
- امکان ارتباط با بانک های اطلاعاتی دیگر و درج اطلاعات در متن نامه
- امکان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور برای هر دبیرخانه
- امکان تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی، نموداری، آماری، جدولی
- امکان صدور کلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزارهای WORD و EXCEL
- گزارش از دفتر اندیکاتور
- گزارش از مکاتبات وارده ، صادره، داخلی و ...
- امکان گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره نامه، موضوع نامه، تعداد نامه های ثبت شده توسط هر کاربر و . . . .

* لیست امکانات کارتابل:
- نمایش تمامی ارجاعات و رونوشت های در صفحه اصلی با امکان تفکیک آنها
- نمایش امکانات جستجو در کنار لیست نامه ها بر جستجوی سریع
- امکان تشخیص نامه های مشاهده شده و عکس آن
- امکان رویت مشخصات نامه با جابجایی روی لیست نامه بدون باز نمودن نامه
- وجود نوار ابزار کامل و کلیدهای میانبر برای دسترسی سریع به ابزار
- وجود ساختار درختی کارتابل برای هر دبیرخانه با امکان تفکیک نامه به صورت کارتابل، ارجاع شده، نامه داخلی و رونوشت و همچنین نمایش تعداد نامه های موجود در هر پوشه
- امکان تفکیک و پیگیری نامه های ارجاع شده بصورت نامه های که افراد بعدی روی آنها اقدامی نموده اند یا خیر
- امکان مشاهده پاراف متنی و تصویری آخرین شخص ارجاع دهنده نامه به شما
- امکان نمایش کلیه سوابق ارجاع یک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف های متنی و تصویری روی آن نامه
- ارجاع نامه با پاراف متنی و با استفاده از قلم نوری
- انتخاب شخص ارجاع شونده بصورت های مختلف از قبیل کدهای ثابتی که به اشخاص در چارت سازمانی داده شده (جهت توزیع سریع نامه)، انتخاب از لیست پایین افتادنی و همچنین انتخاب از ساختار درختی چارت سازمانی وجود دارد.
- ثبت اتوماتیک تاریخ ارجاع و بایگانی پس از ارجاع
- امکان درج مهلت ارجاع نامه و همچنین انتخاب گزینه بایگانی نامه پس از ارجاع
- امکان مشاهده تصویر نامه هم از طریق آیکون تصویر در فرم اصلی برنامه و هم از طریق صفحه مشخصات نامه
- امکان پاراف متنی و تصویری با استفاده از قلم نوری بروی تصویر اسکن شده نامه ها
- امکان ارسال رونوشت از یک نامه به دیگر اشخاص در سازمان
- امکان پاسخگویی سریع نامه ها ی وارده با استفاده از گزینه جواب نامه ها
- امکان ارجاع، بایگانی و جواب نامه در صفحه نمایش اسکن تصویری نامه ها
- امکان مشاهده متن تایپی (WORD) که به نامه ها پیوست شده باشد.
- امکان مشاعده لیست نامه به تفکیک شخص ارجاع دهنده از طریق انتخاب شخص از چارت سازمانی در کنار لیست نامه ها
- امکان تفکیک نامه های ارجاعی بصورت ( امروز، دیروز، هفته گذشته، ماه اخیر و ماههای سال)
- امکان ایجاد بایگانی و زونکن های شخصی برای نامه بصورت درختواره
- امکان درج توضیحات و ویرایش روی پوشه های بایگانی، زونکن ها و نامه ها
- امکان جستجوی کدی و عبارتی از چارت بایگانی و چارت سازمانی
- ثبت پیش نویس نامه (پیش نویس صادره) با درج فیلدهای گیرنده، فرستنده، مضمون، تاریخ و ... و همچنین الصاق فایل WORD نامه
- ارجاع پیش نویس نامه برای اشخاص دیگر و یا دبیرخانه برای درخواست شماره ی دبیرخانه و ارسال آن به بیرون از سازمان
- امکان ثبت نامه های داخلی سازمان با درج مضمون نامه و الصاق فایل تصویری یا متنی (WORD) و ارجاع آن به کاربران کارتابل
- قابلیت تنظیم ظاهر سیستم بدلخواه کاربر
- امکان انتخاب ستونهای لیست نامه در فرم اصلی برنامه
- امکان تعریف کلیدهای میانبر برای درج کلمات تکراری در پاراف و قسمتهای دیگر برنامه و یا انتخاب لیستی از کلمات تکراری
- امکان مشاهده پیوستهای نامه از قبیل PDF و . . .
- امکان تغییر سال در لیست نامه
- تغییر رمز کاربری و مواظبت از آن
- ذخیره یاداشت های شخصی با امکان درج تاریخ ایجاد و تفکیک یاداشتها بر اساس تاریخ (امروز، دیروز، هفته گذشته و ...)
- امکان نمایش و چاپ کاربران فعال
- امکان خروج از نرم افزار و ورود کاربر دیگر . . .

* مدیریت سیستم:
- تعریف یک یا چند دبیرخانه متمرکز و غیرمتمرکز
- تعریف پیش کد برای دبیرخانه جهت شماره گذاری نامه های صادره هر دبیرخانه
- امکان استفاده کاربران متعدد بطور همزمان از سیستم
- امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق هر یک از آنها
- امکان تغییر تنظیمات پیش فرض سیستم برای سهولت کار
- امکان پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت. (LOG)
- امکان تبدیل متن پیغامهای سیستم از انگلیسی به فارسی توسط مدیر سیستم جهت جلوگیری از خطاهای کاربر
- تهیه نسخه پشتیبان(BACKUP) به صورت دوره ای و اتوماتیک
- قابل اجرا در کلیه سیستم عامل های ویندوز (VISTA, XP,2000,ME)
- تحت شبکه LAN و WINDOWS2003 SERVER و پایگاه داده ای SQL SERVER2000 , 2005
- امکان ارتباط دو دبیرخانه و ارسال نامه از یک دبیرخانه به دبیرخانه دیگر حتی در فواصل زیاد
- امکان تغییر رنگ پنجره های پر کاربرد جهت کاهش خستگی کاربر