نرم افزار بایگانی اسناد یگانه

* برخی از قابلیت های نرم افزار بایگانی اسناد

1- امکان ثبت پرونده با مشخصات اولیه (Header)
- تاریخ و ساعت ثبت
- شماره پرونده
- کاربر ثبت کننده
- کلمات کلیدی و خاص
- خلاصه موضوع سند و مدرک
- طبقه بندی پرونده
- امکان جستجوی بر اساس کلیه مشخصات وارد شده در هر سند

2- امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس موضوع پرونده
- مثال (پرونده دانشجویان ، پرونده کارمندان، پرونده پروژه های تحقیقاتی(به صورت شاخه های تو در تو)
- امکان الصاق فیلد های مورد نظر کاربر به هر موضوع وقابلیت ورود اطلاعات آن برای هر پرونده

3- امکان الصاق پیوست های مختلف به یک پرونده
- با فیلد های: توضیحات
- فرمت پیوست ) عکس ، فایل Word ، فیلم و ... (
- نوع سند ) قرارداد ، فتوکپی شناسنامه و .. (
- مسیر نگهداری ) درصورتی که در SQL نگهداری نشود (
قابلیت ها:
- امکان Scan تصاویر به دو فرمت Jpg و Tiff از درون سیستم
- امکان ویرایش تصویر در درون نرم وامکان چاپ هر سند در سایزهای مختلف
- امکان ویرایش فایل های Word با مدیریت نرم افزار

4- تعریف فرمت پیوست ها:
- عنوان
- پسوند فایل ها
- امکان انتخاب اینکه فایلها در SQL server نگهداری شود یا خیر
- مسیر و انتخاب نرم افزاری که این نوع فایل را می تواند ویرایش کند.
- امکان تعریف نوع سند
- امکان اضافه کردن فیلدهای دلخواه کاربر به پیوست ها
- امکان تعیین ضروری بودن یک نوع سند در یک نوع پرونده
- ....

5- امکان تعریف چارت سازمانی و کارمندانی که می توانند از پرونده ها استفاده کنند
- امکان امانت دادن یک پرونده به یک کارمند سازمان به صورت مجازی
- تعیین دسترسی یک امانت گیرنده به صورت Read only یا قابلیت ویرایش
- امکان امانت دهی یک سند از پرونده یا کل پرونده

6- امکان دسته بندی پرونده ها در زونکن های مختلف
- امکان تعریف زونکن ها و موضوعات به صورت درختی
- امکان اختصاص یک پرونده به چند زونکن . . .

7- ارتباط با نرم افزار دبیرخانه
- امکان الصاق نامه های ثبت شده در دبیرخانه به یک پرونده بدون اسکن یا تایپ مجدد
- امکان الصاق یک نامه به چند پرونده . . .

8- برخی از گزار شها
- گزارش از پرونده هایی که یک نوع سند خاص را ندارد
- گزارش از پرونده های ناقص
- گزارش با فیلتر کردن فیلدهای تعریف شده توسط کاربر برای هر پرونده
- گزارش از یک سند خاص در کلیه پرونده ها
- امکان تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی، نموداری، آماری، جدولی
- امکان صدور کلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزارهای Word و Excel . . .