سیستم تهیه صورتهای مالی، منبع اطلاعات مالی یک سازمان در دوره های مالی خاص می باشد که از طریق گزارشات استاندارد از سایر سیستم ها (حسابداری مالی، مدیریت وجوه نقد، هزینه یابی و بهای تمام شده، اموال و دارائی ثابت) جهت تنظیم صورتهای مالی اساسی دریافت شده و جهت تحلیل و بررسی بیشتر در آن استفاده می گردد.
بنابراین با تعریف و تنظیم صورت های مالی مورد استفاده درون/برون سازمانی می توان انواع صورت ها را تهیه وارائه داد و به تعبیری دیگر، آرشیو سنواتی آنها را نگهداری نمود.