اتوماسیون اداری در ابتدای ورود به سازمان‌های ایرانی ابزاری برای الکترونیک کردن فرآیند مکاتبات بود و اغلب به عنوان ابزار بدون گردش کاغذ (Paperless) بین کاربران شناخته شد. نرم‌افزارهای (Paperless) کارتابل فیزیکی نامه را حذف کردند و بایگانی‌های عریض و طویل و پر از پوشه‌های حجیم را به تعطیلی یا تغییر کاربری کشاندند. اما به مرور زمان توسعه سیستم اتوماسیون اداری، کاربردهای این شاخه مهم خدمات نرم افزاری را تغییر داد.
نسل‌های جدید راهکار اتوماسیون اداری، با نگاهی جامع به فرآیندهای اداری و ساختار بومی تعاملات سازمان‌ها در ایران، طراحی شدند و دیگر صرفا یک ابزار بدون گردش کاغذ (Paperless) نیستند. اتوماسیون اداری اکنون محدوده گسترده‌ای از تعاملات را پوشش می‌دهد و پاسخگوی حجم وسیعی از فرآیندهای سازمان است و استفاده از آنها نه تنها به حذف کاغذ از فرآیندهای ارجاع و پیگیری نامه منتهی می‌شود بلکه روال‌های جانبی مهمی مثل جلسات ، کارها ، مدیریت اسناد و پیشخوان ارباب رجوع را نیز پوشش می‌دهد. بر این اساس کارکنان سازمان میتوانند مدیریت وظیفه را نیز که همراه نامه ارجاع داده می‌شود و یک مسئولیت کاری برای شخص دریافت کننده نامه تعریف می‌کند را براساس متدهای مدیریت پروژه چابک به انجام برساند.
مدیریت اسناد نیز که در سیستم اداری اهمیت زیادی دارد به صورت الکترونیک اسناد ضمیمه نامه‌ها را آرشیو می‌کند و در هنگام مراجعه مجدد با ابزار جستجوی پیشرفته، اسناد مهم را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
جلسات هم که بخش مهمی از فعالیت‌های داخلی سازمان‌ها را شامل می‌شود با اتصال به سیستم اتوماسیون و تهیه و ارجاع صورت جلسات بهینه‌تر برگزار می‌شود و صرفه‌جویی قابل توجهی در نفر ساعت هزینه‌های منابع انسانی سازمان ایجاد می‌کند.
این نگرش نوین به سیستم اتوماسیون اداری موجب می شود شرکت‌هایی که ساختار نرم‌افزاری جامع سازمانی مطابق شرح بالا ارائه می‌کنند، از اقبال زیادی در بازار برخوردار شوند و نفوذ کاربری آنها در سازمان‌های مشتری در رده‌های مختلف از مدیران ارشد گرفته تا مجموعه کارکنان و مخاطبان خارجی تسری یابد.
نرم‌افزار مکاتبات اداری، با مستندسازی روال‌ها و عملیات اداری، دسترسی مدیران و کارکنان به چرخه عملیات روزمره و تحلیل فرآیندهای سازمان را فراهم می‌کند و منجر به بهینه‌سازی چرخه‌ها و تشخیص نارسایی‌های احتمالی می‌شود.
نسل جدید نرم‌افزار کارها، یک ابزار مدیریت تیم کاری و پروژه است که بر مبنای گفتمان سازمانی طراحی شده و سازماندهی منسجم و برقراری تعامل اثربخش میان اعضای تیم کاری را فراهم می‌کند.
نرم‌افزار جلسات برپایه ابزارهای تعاملی میان افراد، مدیریت موثر جلسات را امکان‌پذیر می‌کند. این سیستم امکانات متنوعی جهت انجام تمامی فعالیت‌های مرتبط با فرآیند برگزاری جلسات را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
پراکندگی اطلاعات و تأسیس آرشیوی متمرکز از اسناد، فایلها و اطلاعات از دغدغه اصلی سازمان هاست. سیستم مدیریت اسناد امکان ذخیره اسناد، اطلاعات، فایلها و مدارک مختلف را با حفظ محدوده‌های امنیتی ایجاد می‌کند.
سامانه پیشخوان ارباب رجوع چیست؟
سازمان‌هایی که درخواست‌های ارباب رجوع را در قالب نامه دریافت می‌کنند و با ثبت آن در دبیرخانه، نامه را در نرم‌افزار مکاتبات اداری مجموعه دیدگاه به گردش می‌اندازند، میتوانند از سامانه پیشخوان ارباب رجوع برای مکانیزه کردن عملیات دریافت و ثبت نامه استفاده کنند.