در اغلب موارد، استقرار سیستم‌های ERP از زمان برنامه‌ریزی شده بیشتر به‌طول می‌انجامد، هزینه‌ی آنها از هزینه‌های پیش‌بینی‌شده بیشتر می‌شود و خطرات ریسک به‌شکل موثری کاهش نمی‌یابد؛ اما اینکه چرا این اتفاق مکرر رخ می‌دهد، مبهم است. حال برای جلوگیری از این مساله که بسیاری از تیم‌های استقرار با آن مواجه هستند، چه می‌توان کرد؟
براساس نتایج به‌دست آمده از ERP Report سال 2018 پاناروما، 64% سازمان‌ها بیشتر از سقف بودجه خود هزینه استقرار ERP می‌کنند و 79% آنها بیش از زمان در نظر گرفته شده برای کل پروژه را صرف آن می‌کنند. شاید بسیار عجیب به‌نظر برسد که بیشتر شرکت‌های مورد بررسی در این گزارش، بعد از راه اندازی (Go Live) نرم افزار ERP سازمان‌شان، عملکردشان دچار اختلال شده است؛ مثلا اینکه از عهده ارسال محصولات برنیامده‌اند یا نتوانسته‌اند رزروها را به موقع انجام دهند.
اما خبر خوب این است که، اگرچه استقرار ERP کار سختی است، بسیاری از سازمان‌ها به موضوع اصلی فائق آمدن بر چالش‌های استقرار آگاه شده‌اند. با توجه به تجربیاتی که در این زمینه داشته‌ایم، باید گفت یک استقرار موفق ERP ابدا شانسی اتفاق نمی‌افتد. موفقیت در استقرار به‌شدت به چگونگی شروع پروژه بستگی داشته و منطبق با دیدگاه‌های استراتژیک و حساب شده‌ای است که ریسک‌ها و احتمالات را به‌شکل موثری هدایت کند. در زیر به نکات موثر در یک استقرار موفق ERP اشاره می‌کنیم:
1. سازگاری با استراتژی های کلی کسب و کار
عدم سازگاری بین پروژه و استراتژی‌های کلی سازمان یکی از شایع‌ترین و در عین حال سخت‌ترین چالش‌هایی است که سازمان باید بر آن غلبه کند. برای مثال، به تازگی با سازمانی کار کرده ایم که به منظور پیشی گرفتن از رقبا، تمایل به تغییر جهت کسب و کارش به‌سمت استفاده از تکنولوژی داشت. مهمترین هدف این شرکت بهبود تجربه مشتری‌ها بود. اما استقرار ERP آنها بیشتر از اینکه بر بهبود مشتری مداری متمرکز باشد، بر استفاده از تکنولوژی برای خودکارسازی و آسان کردن عملکرد بک آفیس بود. این ناهماهنگی‌ها منجر به سردرگمی، هزینه برشدن پروژه و نارضایتی مدیریتی و مشتری می شود.
توصیه: برای سازگاری استراتژی های شرکت با استقرار نرم افزار ERP، از متخصصین ERP بهره بگیرید.
2. انتظارات واقعی در حین طرح‌ریزی استقرار
تعداد زیادی استقرار ERP مشاهده شده که از ابتدا محکوم به فنا هستند. معمولا این اشتباهات بدلیل غیرواقعی بودن انتظارات تیم پروژه از همان ابتدا می‌باشد. وقتی انتظارات با واقعیت تطابق نداشته باشند، تصمیمات نادرست روی نتیجه، تاثیر مستقیم می‌گذارند. برای مثال، اگر شما از تیم خود انتظار داشته باشید که با بودجه و زمان غیرواقعی پروژه را به سرانجام برساند، به احتمال خیلی زیاد این انتظار اشتباه شما، باعث ایجاد اختلالاتی در روند فعالیت حیاتی پروژه مثل مدیریت تغییرات سازمان و بهبود فرآیند کسب‌و‌کار می‌شوید. درواقع این مورد خطر بالارفتن زمان و هزینه را تسریع می‌کند.
توصیه: بهتر است به جای گرفتن پروپوزال از فروشنده، اطمینان حاصل کنید که به اشخاص ثالثی تکیه کرده‌اید که استراتژی و طرح‌ریزی استقرار شما را تایید و تکمیل می‌نمایند.
3. بیشترین تمرکز بر افراد، مدیریت تغییر سازمانی و انتقال نیروی کار
براساس ERP Report سال 2018، موارد سازمانی و پرسنلی در ارتباط با اتلاف وقت و هزینه در بالاترین جایگاه استقرار ERP قرار دارند. البته نکته اینست که نباید زیاد هم در این داستان غرق شد اما باید راهی پیدا کرد که بتوان با آن به چالش پرسنلی فائق آمد. درعین حال شما بیشتر از هر زمان دیگر نیاز به بهبود کسب‌و‌کار و بازنگری سرمایه دارید. با این شرایط تیم پروژه استقرار درک خواهد کرد که اشتباه در بخش سرمایه‌گذاری برای مدیریت تغییر سازمان، منجر به کاهش هزینه‌ها و در عین حال ریسک در استقرار خواهد شد.
توصیه: همان اندازه که روی نرم افزار و فعالیت های فنی پروژه سرمایه‌گذاری می‌کنید روی مدیریت تغییر سازمانی نیز سرمایه‌گذاری کنید. این کار در دراز مدت باعث صرف هزینه و زمان کمتر و ریسک پایین‌تر می‌شود.
4. مدیریت موثر و بهبود فرایند کسب و کار
به تعویق انداختن انتخاب نرم افزار ERP به‌منظور سنجیدن تمام جوانب، یکی از رایج‌ترین و بدترین اشتباهات می‌باشد. نرم افزارهای ERP امروزه بسیار قدرتمند و منعطف هستند و این یعنی شما باید فرایند کسب‌و‌کار خود را قبل از شروع استقرار، کاملا شفاف‌سازی نمایید. آخرین مرحله، انتخاب یک مشاوره فنی و عملکردی ارزشمند است تا هم‌زمان که تیم درحال تصمیم‌گیری درمورد نحوه اجرای فرآیندهای کسب‌و‌کار می‌باشد، برای سازمان شما وقت و انرژی بگذارند.
توصیه: قبل از اینکه شروع به استقرار فنی نرم افزار نمایید، فرایندهای کسب‌و‌کار و بهبود وضعیت خود را تعریف نمایید.
5. کنترل، راهبری و مدیریت کامل بر پروژه
مدیریت و کنترل ضعیف پروژه منجر به شکست در هر استقراری می‌شود. مطمئن شوید که منشور پروژه شما به طور شفاف ساختار و کنترل‌های راهبری پروژه‌تان را ترسیم کرده است. نقش‌ها و مسئولیت های مدیر پروژه،کمیته اجرایی و سایر نقش‌های ذی‌نفعان داخلی و بیرونی پروژه باید از همان ابتدا مشخص باشد.
موارد راهبری پروژه باید کاملا با نیازهای منحصر‌به‌فرد و پویای سازمان‌تان تطبیق داشته باشد. چارچوب راهبری شما باید همه‌جانبه و درعین‌حال پویا و البته مشخص و تکرارپذیر باشد.
از آنجایی که استقرار ERP می‌تواند یک تحول پیچیده برای کسب و کار باشد، داشتن افراد مناسب، و ایجاد روال‌های صحیح کنترل و راهبری قبل از اجرایی شدن فرایند استقرار، بسیار حائز اهمیت می‌باشد.
توصیه: تیم پروژه، موارد راهبری و کنترل آن را به عنوان بخشی از منشور پروژه به صورت شفاف تعریف نمایید. از طرفی استخدام اشخاص ثالثی که توانایی مدیریت استقرار ERP را دارند، مدنظر قرار دهید.