اهمیت نرم افزار حقوق و دستمزد در موسسات مختلف متفاوت است اما و به همین دلیل هزینه حقوق و دستمزد از درآمدهای بخش های اقتصادی و ... می باشد.

 اجزا تشکیل دهنده سیستم حقوق و دستمزد که بخش های اصلی نرم افزار حقوق و دستمزد می باشند به شرح زیر است.

• دایره حسابداری در نرم افزار حقوق و دستمزد
• دایره کارگزینی
• دایره ثبت ورود و خروج پرسنل

توضیح قسمت دایره کارگزینی در نرم افزار حقوق و دستمزد

• واحد کارگزینی در موسسات تهیه و تدوین دستورالعمل ها و همینطور وظایفی مرتبط با کارمندان و یا پرسنل را بر عهده دارد.

توضیح قسمت دایره ثبت ورود و خروج پرسنل توسط نرم افزار حقوق و دستمزد

•  این قسمت وظیفه گردآوری و ثبت اطلاعات مربوط به ورود و خروج کارمندان یا به اصطلاح حضور و غیاب کارمندان را بر عهده دارد.

توضیح قسمت دایره حسابداری در نرم افزار حقوق و دستمزد

•  این بخش در نرم افزار حقوق و دستمزد وظیفه تهیه و تنظیم لیست حقوق و دستمزد و موارد این چنینی را بر عهده دارد. امروزه قابلیت های نرم افزار حقوق و دستمزد در اکثر سازمان‌ها و شرکتها بدلیل پیچیده بودن محاسبات مختلف و همچنین تنوع محاسبات از جدی ترین موضوعات می‌باشد. اهمیت این موضوع وقتی بیشتر می‌گردد که این نرم افزار بعنوان ابزار سنجش عملکرد نیروی انسانی و مبنای محاسباتی سیستم تشویقات و تنبیهات بکار گرفته می‌شود. علاوه بر آن نرم افزار حقوق و دستمزد از جمله مهم‌ترین هزینه‌های یک سازمان و بخش قابل توجهی از بهای تمام‌شده کالا و خدمات است که ثبت صحیح این هزینه‌ها قابلیت اتکای صورتهای مالی را بیشتر می‌نماید.

 از موارد قابل توجه در نرم افزار حقوق و دستمزد وجود قوانین، مقررات و آیین نامه هایی است که بر روی خروجی نرم افزار حقوق و دستمزد تأثیرگذار می باشد. محاسبات سریع و دقیق منطبق با الزامات قانونی جذابیت استفاده از نرم‌ افزار حقوق و دستمزد را بیشتر می نماید. تا حدی که حتی شرکت‌های کوچک با کارکنان معدود تلاش می‌نمایند نرم‌افزارهای حقوق را جایگزین محاسبات دستی نمایند.

در طراحی نرم‌ افزار حقوق و دستمزد می‌بایست امکان تعریف پارامتریک انواع وضعیتهای استخدام، انواع بیمه ها و انواع اضافات و کسورات، تعریف فرمول‌های متنوع محاسباتی در سایر آیتم های دستمزدی مورد نیاز سازمان ها وجود داشته تا با تعریف این آیتم ها دریافت فیش، لیست و گزارشات دقیق و قابل اتکا فراهم گردد.

از آنجا که در برخی از شرکتها و سازمانها افزایش بعضی از آیتم های احکام که ارتباط مستقیم با محاسبات حقوق و دستمزد دارد با تأخیر اعلام می‌گردد نرم ‌افزار حقوق و دستمزد باید توانایی محاسبه معوقات را داشته و به سهولت بتواند پردازش‌های لازم را برای ارائه خروجی صحیح انجام دهد. موضوعی که همواره در پردازش‌ دستی به سختی و با بروز خطاهای انسانی زیادی همراه است.

بر اساس الزامات قانونی، کارفرمایان موظف می‌باشند لیستی از کارکنان و مشخصات آنها به همراه مالیات مکسوره را به حوزه‌های مالیاتی ارسال و مبلغ مالیات متعلق به کارکنان را به حساب مخصوصی واریز نماید. علاوه بر آن طبق قوانین تامین اجتماعی لازم است هر ماه اسامی کارکنان و میزان حقوق و دستمزد مشمول بیمه آنها طی لیستی به ادارات تامین اجتماعی تسلیم و حق بیمه سهم کارمند و کارفرما به حساب مربوطه واریز گردد؛ که می‌بایست در طراحی نرم‌ افزار حقوق و دستمزد به آن توجه نمود و همچنین این امکان ایجاد گردد که لیست مزبور با آیتم های مورد نیاز سازمان تامین اجتماعی و وزارت دارایی تهیه، اطلاعات آن به صورت فایل مورد تأیید توسط نرم‌افزار تامین اجتماعی و وزارت دارایی بصورت مکانیزه و بدون هیچ دخالت انسانی تهیه گردد.

از دیگر موارد قابل اهمیت در طراحی نرم‌ افزار حقوق و دستمزد تهیه فایل بانک برای واریز حقوق و یا مساعده طی ماه به حساب بانکی کارکنان می باشد .اغلب موسسات چکی معادل جمع حقوق و دستمزد قابل پرداخت صادر و به همراه لیست کارکنان و شماره حساب بانکی به بانک ارسال می‌نمایند که در صورت عدم توانایی نرم‌ افزار حقوق و دستمزد برای تهیه چنین لیستی می‌بایست اطلاعات به صورت دستی یا در فایل اکسلی ارائه گردد که کاری خسته‌کننده و خطاپذیر است.

ثبت سند حسابداری از جمله مشکلات حسابداری حقوق و دستمزد یا حسابداری مالی می باشد. صدور سند بصورت غیر مکانیزه بسیار زمانبر و همراه با خطا می باشد. در این راستا نرم‌ افزار حقوق و دستمزد با طراحی درست امکان تهیه یک الگو (شابلون ) سند برای ثبت ماهانه سند حقوق به صورت مکانیزه را فراهم می نمایند که در کوتاهترین زمان و با صحت بالایی ثبت سند در سطوح متفاوت تفصیلی انجام گردد. از جمله قابلیتهای دیگر مورد انتظار امکان صدور سند عیدی و پاداش و بازخرید بصورت ماهانه بر اساس کارکرد در هر مرکز هزینه بصورت مکانیزه می باشد.

نرم‌ افزار حقوق و دستمزد شماران سیستم به عنوان بخشی از نرم افزار جامع و یکپارچه پویا، تمامی موارد مطرح شده فوق را رعایت و همچنین به دلیل پارامتریک بودن این امکان را می‌دهد که تنوع قوانین جاری و رویه‌های حاکم بر سازمان ها را به درستی پوشش دهد. با ارائه لیست حقوق، فایل بانک و فایل خزانه امکان پرداخت حقوق از طریق خزانه و یا از طریق حساب بانکی را ایجاد نموده، امکان صدور سند عیدی و پاداش و بازخرید بصورت ماهانه بر اساس کارکرد در هر مرکز هزینه بصورت مکانیزه را فراهم نموده است..

با توجه به اهمیت هزینه‌های حقوق بر روی بهای تمام‌شده کالا و خدمات و ارائه آن در صورتهای مالی، در نرم‌ افزار حقوق و دستمزد شماران سیستم امکان ثبت هزینه‌های حقوق در مراکز تولیدی، خدماتی، اداری و تشکیلاتی و فروش همراه با ارائه گزارشات پویا وجود دارد. با استفاده از این نرم افزار تخصیص حقوق و مزایای مستقیم هر پرسنل به زمان تولید یا فعالیت نیز فراهم میگردد.

در خاتمه ارائه گزارشات متنوع و پویا برای پاسخگویی به نیازهایی اطلاعاتی درون سازمانی و برون سازمانی از قابلیت های مهم این نرم افزار حقوق و دستمزد است.