پیوند سیستم‌های اتوماسیون اداری با نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندها امکانی فراهم می‌کند تا گستره وسیع‌تری از روال‌های اداری مکانیزه شده از حالت دستی خارج شوند.
اهمیت بهره‌گیری از نرم‌افزارهای سازمانی به ویژه به صورت یکپارچه و منسجم تا به آنجا پیش رفته که مکانیزاسیون اداری، انسانی، مالی و … به یکی از الزامات اصلی در سازمان‌ها و ادارات بزرگ بدل شده است.
مکاتبات الکترونیکی واحدهای اداری و گردش نامه‌ها و اسناد از طریق نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و موسسات بزرگ و کوچک مزیت‌های ویژه‌ای از جمله جلوگیری از اتلاف زمان و انرژی، افزایش بهره‌وری ، کاهش مراجعات حضوری و پاسخ‌گویی به حجم زیادی از درخواست‌ها را به دنبال داشته است. شاید همین امر بهترین دلیل مدیران برای توسعه این فرآیندها و بهره‌مندی بیشتر از ابزارهای تکمیلی در راستای مکانیزه کردن فرآیندهای خاص منظوره باشد.
نرم‌افزار BPMS و توسعه فرآیندهای اداری
نرم‌افزار ( BPMS) مدیریت فرآیندهای کسب و کار در واقع، ابزاری در راستای توسعه مکانیزسیون روال‌های سازمانی است. این راهکار از روند فعالیت‌های انجام شده یا به تاخیر افتاده و متوقف شده به مدیران سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف، گزارشی دقیق ارائه می‌کند تا به سرعت گلوگاه‌ها و نقاط فراز و فرود فرآیندهای سازمانی را شناسایی و آن را اصلاح کنند.
مدیریت فرآیند کسب و کار، درواقع یک رویکرد مدیریتی برای ایجاد هماهنگی و پیوستگی بین فعالیت‌های سازمان و جلب نظر و رضایت مشتری است. از آنجا که یک فرآیند کسب و کار شامل شبکه به هم پیوسته فعالیت‌های دارای ارزش افزوده، برای رسیدن به یک هدف سازمانی است، بهره‌گیری همزمان از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و نرم‌افزار BPMS بهبود مستمر فعالیت‌های سازمان‌ها برای دستیابی به این هدف را به دنبال دارد.
یکپارچگی با اتوماسیون اداری
یکپارچگی نرم‌افزار اتوماسیون اداری با نرم‌افزار قدرتمند مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)
امکانی ویژه برای مدیریت و اجرای بهینه فرآیندهای ویژه هر سازمان فراهم می‌کند. این سیستم، ابزارهای متعددی برای طراحی و مدیریت گردش فرم‌های سازمانی را داراست که با ارائه گزارش‌های متعدد به راهکاری مطمئن برای نظارت بر اجرای فرآیندها و بهینه‌کردن فرآیندهای کاری سازمان‌ها تبدیل شده است.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری به همراه نرم‌افزار مدیریت فرآیندها ، میزان ترافیک کاری سازمان‌ها و میزان استفاده بهینه از منابع را به مدیران گزارش میدهند تا آن‌ها بتوانند به بهترین شکل، سازمان خود را هدایت کنند.
نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار شامل چند مرحله طراحی، مدل‌سازی، پیاده‌سازی، نظارت و بهینه‌سازی است. از آنجا که اغلب این نرم‌افزارها براساس مطالعه و مدل‌سازی کسب‌وکارهای متنوع سازمانی طراحی می‌شوند، امکانات و ابزارهای کاربردی را در سطح محصول یکپارچه در اختیار مشتریان قرار میدهند تا از آن طریق مدیران، کسب‌وکار سازمان مطبوع خود را به صورت سفارشی‌سازی شده راهبری کنند.