هنگامیکه یک شرکت برای اولین بار شروع به کار می کند، بنیانگذاران بیشتر از اینكه نگران ایجاد یک فرآیند فروش واضح باشند، نگران دریافت هر فروشی هستند. یک تیم فروش كوچك (مثلا سرپرست فروش و شاید 1 یا 2 نماینده) اغلب برای جذب مشتریان به روشهایی که فکر می کنند بهترین کار است، اقدام می كنند.
آگاهی داشتن از دیدگاهها زمانی که تعداد کم می باشد، کار سختی نیست. اما زمانیکه شرکت شروع به رشد میکند، مدیریت فروش دیگر کار ساه ای نیست. هرچه نماینده بیشتر استخدام شود، فرصتها برای پایش سخت تر می شود و برخی ممکن است حتی از رادار تان به طور کامل حذف شوند. اغلب مشخص نیست که چه کسی بر روی چه چیزی و چقدر با فرآیند خرید منطبق با دیدگاه خاص شما فاصله دارد. و بدون هیچ فرآیند تدوین شده برای شركت، تجربه خرید  بسته به اینکه كدام نماینده کارها را انجام می دهد به شدت متفاوت می باشد. هنگامیکه فرآیند فروش تعریف نشده است، آموزش نمایندگان بیشتر و تعلیم دادن ممکن است یک ترفند باشد. اما یک راه حل بهتر، براساس تجربیات، پیاده سازی بهترین نرم افزار  CRM ای هست که می توانید پیدا کنید. درست مانند یک چارچوب، یک سیستم CRM می تواند یک ساختار یکپارچه مربوط به چیزی که رهبران فروش می توانند سیاست و فرآیندهای یکپارچه بسازند را ارائه دهد. 

در اینجا 9 راهی که CRM می تواند فرآیند ضعیف فروش را ارتقا دهد وجود دارد:

فرآیند فروش اول در ذهن بنیانگذار یا سرپرست فروش به وجود می آید و سپس بر روی یک تکه کاغذ. اما مقیاس گذاری استراتژی فروش به طور شفاهی و مستندات پراکنده خیلی تاثیر گذار نخواهد بود.Brent Leary، شریک در Essentials CRM میگوید" برای مفید تر بودن، همه آن اطلاعات باید در یک سیستم که شامل (مستندات) مراحل، فعالیت ها و زمانی احتمالی انجام آنها، باید تعبیه شود. تعریف مراحل فروش در CRM نه تنها به تسریع فرآیند تیم فعلی شما کمک می کند، بلکه بر استخدام های آینده نیز دخیل است. Leary اضافه می کند "این، کار را برای افرادی که هیچ ایده ای در مورد اینکه فرآیند فروش چیست هنگامیکه استخدام می شوند برای رسیدن سریعتر به هدف، آسان می کند."

اگر نمایندگان فروش برای دستیابی به چشم اندازهایشان همانطور كه می خواهند آزاد هستند، شرکتتان به همان میزان که نماینده فروش دارد، فرآیند فروش نیز خواهد داشت. یک CRM به استانداردسازی روابط بین نمایندگان و خریداران که نه تنها یکپارچگی را تبلیغ می کند بلکه زمان را نیز ذحیره می کند، كمك میكند. Marshall Lager   مدیرعامل Third Idea Consulting LLC میگوید " CRM فرآیندهای تکرار پذیر ایجاد می کند بنابراین نمایندگان فروش نباید با هر دیدگاه جدیدی كارهایی كه قبلا انجام شده را تکرار کنند.

بسیاری از تیم های فروش متكی به صفحات اكسل برای ردیابی لیدها و فرصتها قبل از گسترش نرم افزار CRM هستند. در حالیكه فرمولها می توانند به كاربران پیشرفته در ذخیره زمان كمك كنند، هیچ راهی برای جلوگیری از بارگیری داده های ورودی در صفحات وجود ندارد. نمایندگانی كه به اكسل برای ردیابی متكی هستند بسیار زیاد تایپ، كپی و پیست می كنند. بدون شك می توان گفت كه این فروشندگان را كه تمایل دارند با چشم اندازها ارتباط برقرار كنند تا كارهای اجرایی انجام دهند را سرخرده می كند. سیستم CRM  می‌تواند به منظور پربازده كردن و كاهش میزان ورودی داده هایی كه نمایندگان باید برای اجرای فرآیند روزانه با همگام سازی و ویژگی های جمعی اتوماتیك كمك كند. زمان فروش فعال تر به معنی نمایندگان شادتر و مشتریان بیشتر می باشد. Lager می‌گوید با كاهش یا حذف كار بیهوده و وقت گیر، نماینده می تواند به داد و ستد تمركز كند. شما همچنین می توانید داده های ورودی را با یكپارچه سازی CRM با سایر برنامه هایتان اتوماتیك كنید.

دقت یك كلمه نیست كه اغلب با گزارش اكسل مرتبط باشد. فرمولهای بهم ریخته، ورود داده های بد، اشتباهات محاسباتی امكان وجود خطا و اشتباه را در صفحات اكسل بی نهایت می كند. در حقیقت، یك تجزیه و تحلیل به این پی برده است كه حدود 90% از صفحات دارای خطا و اشتباه هستند. تصمیم گیری ها فقط بر اساس اطلاعاتی كه بر اساس آنها هستند، خوب می باشند. با پیاده سازی بهترین نرم افزار CRM  در بازار، سازمان ها می توانند به طور چشمگیری دقت گزارشات و پیش بینی‌هایشان را افزایش دهند. به جای استفاده از فرمولهای اكسل یا محاسبات دستی، یك سیستم CRM  به طور خودكار ارزش های مناسب را برای معامله بر اساس مرحله ای كه در آن قرار دارد، تخصیص دهد. با فناوری تختصیص داده شده، احتمالا سرپرستان فروش با نتایج پیش بینی نشده ماهیانه یا دوره‌های 3 ماهه كمتر غافلگیر می‌شوند.

زمانیكه فروشندگان با سهمیه شان روبرو می‌شوند،می خواهند كه مدیرانشان آن را بدانند و زمانیكه نخواهند، مدیرانشان نخواهند فهمید. اما برای هر دو عملكرد مثبت و منفی راحت تر است در زمانیكه هیچ سیستم ردیابی رسمی وجود ندارد، مورد توجه قرار نگیرد.  قطع ارتباط بین عملكرد فروشنده و پاسخ مدیریت، موجب خشم زیاد اجرا كنندگانی كه به درستی خواستار شناخت هستند، و اجراكنندگان كمی كه نیاز به مربیگری دارند را جدا كنید. اتوماتیك كردن فرآیند فروش از طریق سیستم CRM مدیران برای پایش دستیابی بیشتر به سهمیه قادر می سازد و رویه های مناسب برای پاسخگویی مناسب خاطرنشان می‌كند. داده ها با دسترسی آسان برای فروشندگان و مدیران، میزان نبودن غیرعادی به طرز قابل توجهی كاهش خواهد یافت.

دریافت پاسخ درست به سوال داده ها زمانیكه منبع یكپارچه درستی وجود ندارد، می تواند آزار دهنده باشد. اغلب این تنها پس از اینكه در اطراف همكاران و بخش هایی كه پاسخ گرفته اید، است و سپس ممكن است با سایر نسخه ‌هایی كه در طول راه از سایر همكاران شنیده اید در تعارض باشد. پیاده سازی CRM  را كه هركسی تصدیق می‌كند، منبع، این راه حل ها را احتمالا بسیار كمتر ایجاد می كند. Lager میگوید" CRM تمامی اطلاعات درباره مشترین و محصولاتتان را در یك جا قرار می دهد، بنابراین هیچ وقت نباید بگوئید" اجازه دهید دوباره با شما درباره آن صحبت كنم"

قبل از CRM چگونه مدیران می‌دانستند كه نمایندگان پیگیر روبرویی با سهمیه خود هستند؟ از آنها می‌پرسیدند هرچند از نظر زمانی بهترین فرآیند ممكن نیست. سیستم به مدیران امكان چك كردن پیشرفت به خواسته خود بدون اذیت كردن دائمی فروشندگان را می دهد.

قبل از CRM چگونه مدیران می‌دانستند كه نمایندگان پیگیر روبرویی با سهمیه خود هستند؟ از آنها می‌پرسیدند هرچند از نظر زمانی بهترین فرآیند ممكن نیست. سیستم به مدیران امكان چك كردن پیشرفت به خواسته خود بدون اذیت كردن دائمی فروشندگان را می دهد.

بیایید بگوییم یك نماینده فروش، صفحات فروش را كه همه به آن متكی هستند را مدیریت می كند، تا زمانیكه هست همه چیز بی دغدغه انجام می‌شود. هنگامیكه نباشد، در روز آخر، ماهها یا سالها از فرآیند یا مستندسازی اطلاعات در سازمان ناپدید می شود. الان چی؟ CRM مانند سیستم به اشتراك گذاری اطلاعات توسط مستندات فرآیند فروش خارج از یك نماینده یا سرپرست عمل می‌كند. به این ترتیب هریك از انحرافات، ساختار كلی فروش را تهدید نمی‌كند.