از ابتدای شکل گیری کسب و کارهای امروزی مکاتبات اداری، بایگانی مستندات و دسترسی سریع به آنها یکی از وقت گیر ترین فعالیت های سازمان های دولتی و شرکتهای خصوصی بوده است. فعالیت هایی که باتوجه به زمان طی شده در انجام دادن آنها به میزان مناسب بازدهی نداشته و زمان زیادی از منابع سازمان را می گیرد. مکاتبات اداری در سازمان ها به دو شیوه سنتی و مدرن تقسیم بندی می شود.
در شیوه سنتی صرف انرژی بسیار زیاد و تولید حجم انبوهی از کاغذ و بایگانی آنها از معضلات سازمان ها است. فضای بسیار زیاد با طبقه بندی های وسیع در خصوص بایگانی و دسترسی دوباره به اسناد، به کارگیری پرسنل در این بخش ،هزینه بسیار زیادی برای سازمان دارد. علاوه بر این موارد اطلاع از روند طی شده در مکاتبات و مراحل مختلف اعلام نظرها و دستورات مرتبط با سند مربوطه، ذینفعان داخلی و خارجی سازمان را دچار مشکلات متعددی می کند و این موضوع باعث عدم رضایتمندی شغلی برای کارمندان و اعتراض ارباب رجوع است.
با به کار گیری فن آوری های نوین انفورماتیک در سازمانها و ارگانهای دولتی و غیر دولتی، سعی بر حل این موارد و تسریع بخشیدن به امور اداری و مکاتبات درون و برون سازمانی در دستور کار قرار گرفت که بر این اساس سیستم نرم افزار اتوماسیون اداری برای نظم دهی و تسریع و ثبت و نگهداری این موارد ارائه گردید.
نگهداری سوابق مکاتبات اداریجهت سهولت دسترسی و ارایه پاسخ‌های به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری همواره یکی از پیچیده‌ترین امور هر سازمان بوده و علیرغم پیشرفت ارتباطات، هنوز مشکل به شکل گسترده‌ای در سازمان‌های خصوصی و دولتی وجود دارد.
طبق تحقیقات انجام شده و پژوهش های مختلف، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری توانسته است بیش از 50 درصد ذخیره زمانی و ریالی را در خصوص فرایندها و مکاتبات سازمانی را به وجود آورد.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری به‌عنوان یک ابزار قدرتمند، قابلیت‌ها و امکانات ویژه‌ای را در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد که بتوانند با بهره‌گیری از آن اداره بدون کاغذ را محقق سازند. با این نرم‌افزار مدیران می‌توانند بدون حضور فیزیکی در محل سازمان، در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات خود دسترسی داشته و تمامی فرآیندهای سازمان را کنترل نمایند.
نرم افزار شاتو پلاسشماران سیستم :
شرکت شماران سیستم بر اساس تحقیق و نیازسنجی بازار انفورماتیک کشور، نرم‌افزار اتوماسیون اداری جدید خود را بانام تجاری شاتو پلاس در بستر زبان متن‌باز .NetCore مایکروسافت و پلت فرم تحت وب Angular ارائه کرده و سعی بر ارائه بستری مناسب در خصوص ثبت،گردش و بایگانی مکاتبات الکترونیک را در سطح کشور دارد.
این نرم افزارها دارای امکانات استاندارد و مشخص در سطح بین المللی می باشند که در ادامه به بررسی برخی از اجزای اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری می پردازیم.
دبیرخانه:
دبیرخانه اتوماسیون اداری با رویکردی مبتنی بر سهولت کاربری، سرعت ثبت نامه‌ها و پاسخگویی به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری توسعه داده شده است. این سیستم با سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات می‌گردد.
در دبیرخانه، ثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان به‌صورت الكترونیكی و بی‌نیاز از جا‌به‌جایی فیزیكی نامه انجام می گردد. تصویر اصل نامه‌ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می‌شود.
امکانات دبیرخانه در نرم افزار اتوماسیون اداری:
- امکان تعریف دبیرخانه‌های متعدد به‌صورت متمرکز و نیمه متمرکز
- تعریف دفاتر اندیکاتور برای هر دبیرخانه
- ایجاد دبیرخانه برای سازمان‌های زیرمجموعه در یک پایگاه داده با امکان ارتباط همزمان
- تعریف الگوی شماره نامه بر اساس فرمول‌های فابل تعریف در هر دبیرخانه
- امکان شماره‌گذاری مجزا برای نامه‌های وارده، صادره و داخلي
- اختصاص شماره نامه به همراه تاریخ ثبت به‌صورت خودکار
- تعریف نامه وارده و صادره با اعمال سطوح دسترسی کاربران
- تعريف شيوه ارسال نامه: دستي، پيك، ارباب رجوع، پستي و ...
- تعريف انواع روابط بین نامه‌ها: عطف، پیرو و ...
- امکان تعریف مسئول دبیرخانه جهت کنترل نامه‌های یک یا چند دبیرخانه
- تعريف موضوع ارجاع، شرح‌ها و پاراف‌های پرتکرار، کلید واژگان و ...
- امكان تعيين محدوديت زماني براي پيگيري نامه
- امکان تعریف اشخاص (حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه (نام شخص، نام سازمان، سمت سازمانی، آدرس‌های پستی، شماره‌های تلفن و فکس، پست الکترونیک و ...)
- ثبت اطلاعات کامل انواع نامه‌هاي اداري صادره، وارده، داخلي
جستجوی سریع و پیشرفته در نامه‌های ثبت شده:
كارتابل محیطی است كه کاربران سازمان اعم از مديران، کارشناسان و ... براي مشاهده، رسيدگي و پيگيري امور جاري خود به آن مراجعه مي‌نمایند. کارتابل به‌صورت الكترونيكی در اختيار تمامی کاربرانداخل سازمان و ذینفعان سازمان قرار مي‌گيرد تا با مراجعه به آن، امور جاري خود را به ساده‌ترين شكل ممكن به انجام رسانند. گردش مکاتبات و ارجاعات در کارتابل بر اساس چارت سازمانی و روال‌های سازمانی صورت می‌گیرد. علاوه بر این، در کارتابل ، بخشی نیز جهت مشاهده اطلاعات پرسنلی نظیر ساعات کارکرد ماهانه، ایمیل‌های دریافتی و ارسالی و... در نظر گرفته شده است.
برخی از امکانات کارتابل:
- امکان دسترسی کاربران به تمامی وظایف محوله از طریق کارتابل
- امکان گروهبندی کارتابل
- امکان پوشه‌بندی‌های جدید در کارتابل برای طبقه‌بندی نامه‌ها بر اساس فرستنده (مرخصی، درخواست کالا و ...)
- امکان تفویض اختیار توسط هر کاربر
- مشاهده نامه‌ها و ارجاعات به همراه فایل‌های پیوست
- نمایش تعداد نامه‌ها و ارجاعات خوانده نشده
- ایجاد پیوست‌های متعدد برای هر ارجاع
- امکان نظارت بر کارتابل پست‌های زیر مجموعه در درختواره چارت سازمان
- امکان ارجاع نمودن هر یک از Task ها به اشخاص دیگر با رعایت سلسله مراتب سازمانی
- ارسال ارجاعاتو نامه‌های در گردش، به بايگاني يا دبيرخانه جهت ثبت بايگاني و انديکاتور
- امکان برگشت مجدد ارجاعات و نامه‌ها از بایگانی به کارتابل
- تنظیم امکانات نمایش کارتابل شامل ترتیب و گروهبندی توسط هر کاربر
- بایگانی کارتابل
- پيام هشدار براي نامه‌هاي جديد و رويت نشده
- امکان مرتب سازی کارتابل
- جستجوی پیشرفته.
- گزارش تاریخچه ارجاع
- امکان Export کارتابل به Excel
- امکان ارسال نامه به کاربران خارجی
بایگانی:
در هر سازمان نتایج طرح‌ها، فعالیت‌ها و اقدامات، مکاتبات داخلی و بین سازمانی منجر به ایجاد روز افزون سوابق اداری به صورت اسناد می‌گردد. این اسناد حاوی اطلاعات و تجربیات گران بهایی است که یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تصمیم‌گیری‌های اداری محسوب می‌گردد. لذا این اسناد می‌بایست به‌گونه‌ای مدیریت و طبقه‌بندی گرددکه اولا دسترسی سریع به آنها امکان‌پذیر باشد و ثانیا در نگهداری اسناد دقت شود که این امر باعث کاهش هزینه و سهولت مراجعه کاربران به اسناد می‌شود.
بایگانی در نرم‌افزار اتوماسیون اداری ،امکان بازیابی سریع و آسان به اطلاعات پرونده‌ها و مکاتبات را جهت انجام امور و پاسخگویی به مراجعات فراهم آورده است.
امکانات بایگانی در نرم افزار اتوماسیون اداری :
- قابلیت مشاهده و استفاده از هر مدرک ثبت شده توسط چندین کاربر به‌طور همزمان
- جستجوی سریع و پیشرفته در اسناد، مدارک و نامه‌های ثبت شده
- امکان بایگانی مکاتبات پس از سیر اداری آنها با توجه به سطح دسترسی
- امكان گزارش‌گيري تركيبي، متنوع و سريع، با مشخصات در خواستي
- امکان خروج از بایگانی و ارسال مجدد به آن
مدیران شرکت‌ها و سازمانها جهت اطلاع از روند کاری سازمان و زمانبندی قرارهای کاری یا جلسات معمولا باید با منشی هماهنگی‌های لازم را انجام دهند تا تداخلی در تاریخ یا ساعت جلسات اتفاق نیفتد. همچنین باید جلسه‌ی تنظیم شده به اطلاع تمامی پرسنل و یا پرسنل مربوطه رسیده شود. پیش از این، اینگونه جلسات باید با هماهنگی افراد، تماس تلفنی، ارسال نامه و یا مراجعات مکرر افراد سازمان با یکدیگر انجام می‌شد، که امروزه این نوع هماهنگی‌ها با توجه به حجم بالای جلسات داخلی و خارج سازمانی بسیار وقت‌گیر می‌باشد.
در اتوماسیون اداری، راه حل سیستمی مناسبی برای تنظیم قرارها و جلسات کاری در نظر گرفته شده است. کاربران با بررسی قرارها و یادآوریها از برنامه‌ی روزانه و یا هفتگی خود مطلع شده و اقدامات لازم جهت زمانبندی انجام و یا حضور در جلسات را به انجام می‌رسانند.امکان ثبت قرارها و یادآوریها صرفا جهت تنظیم و ثبت قرار ملاقات نمی‌باشد. مدیران و کاربران می‌توانند کلیه‌ی فعالیت‌هایی که برای روز و ساعت خاصی تنظیم شده باشد را ثبت نموده و برای کاربران دیگر به اشتراک گذارند. همچنین مدیران و سرپرستان می‌توانند فعالیت کاربران خود را در این سیستم ثبت کنند تا در تاریخ ثبت شده، کاربران زمانبندی لازم جهت اجرای امور را انجام دهند.
برخی از امکانات قرارها و یادآوریها در نرم افزار اتوماسیون:
- امکان ثبت فعالیت‌های سازمان مانند قرار ملاقات و جلسات مهم جهت اطلاع رسانی کاربران
- مشاهده قرار ملاقات و جلسات به تفکیک زمان‌های مختلف (روز، هفته، ماه و سال)
- قابلیت ثبت قرار ملاقات و جلسات توسط هر کاربر برای خود و سایر کاربران
- امکان تعریف منابع قرار و مدیریت منابع قرار (در صورت استفاده همزمان از منابع سیستم هشدار می‌دهد)
استفاده از فکس
در اتوماسیون اداری امکاناتی از قبیل ارسال و دریافت گروهی فکس وجود دارد که دسترسی کاربران را به اطلاعات مورد نظر مقدور می‌سازد.
برخی از امکانات فکس در نرم افزار اتوماسیون اداری:
- امکان تهیه و ویرایش متن نامه قابل ارسال از طریق فاکس در داخل برنامه
- قابلیت دریافت و ارسال فاکس از طریق کارتابل
- قابلیت کنترل و تعیین سطح دسترسی به فکس‌های دریافتی و ارسالی
- ارایه انواع گزارشات براساس وضعیت ارسال، شماره تلفن، تعداد فاکس‌های ارسالی، تاریخ و ...
با توجه به مطالب ارائه‌شده ،اهمیت استفاده از دستگاه‌های اتوماسیون اداری در سازمانها غیرقابل‌انکار و استراتژیک است. تا آنجا که استفاده گسترده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در سازمانها و اعتماد مدیران سازمانی به اینگونه سیستم ها باعث شده است، افزونه‌های دیگری نیز برای استفاده بهینه این نرم‌افزارها اضافه شود به‌طور مثال امکان ارتباط آنلاین، مدیریت صورت‌جلسات، تایم شیت کارکنان و مدیریت مستندات بخش دیگری از این امکانات است .
چند نمونه از مزایای اتوماسیون اداری در بهبود مکاتبات :
1-تسریع در ثبت و نگهداری مستندات
2-جلوگیری از دوباره‌کاری و فعالیت‌های موازی
3-بایگانی و آرشیو الکترونیک
4-انجام فعالیت‌های روزمره بر اساس تقسیم وظایف به‌طور کامل
5-ردیابی مکاتبات و فرایندهای سازمان
6-گردش مکاتبات در محیط امن و بر اساس چارت سازمانی